Cara menjawab email otomatis saat libur dengan fitur Auto Reply Gmail

Email merupakan media komunikasi elektronik yang sangat populer. Seperti namanya, email atau electronic mail merupakan surat elektronik sehingga bisa digunakan sebagai pengganti surat resmi yang berbentuk kertas. Penggunaan email dirasa efektif untuk mengirimkan surat dalam waktu yang cepat dibandingkan dengan metode konvensional.

Email sering digunakan untuk komunikasi resmi dalam dunia kerja. Namun terkadang pengirim email bisa saja mengirimkan email di luar jam kerja kita atau ketika kita sedang libur. Karena email bersifat elektronik, maka kecepatan dalam membalas pesan menjadi hal yang penting demi kepuasan customer maupun untuk menjalin hubungan baik antar rekan kerja.

Sayangnya ketika kita sedang libur, seringkali tidak mau terganggu dengan urusan pekerjaan. Sehingga diperlukan metode yang mampu menjawab email dari orang lain tanpa harus mengganggu aktivitas liburan. Gmail sebagai salah satu provider email yang cukup besar memiliki fitur untuk membalas email secara otomatis ketika kita sedang liburan.

Fitur penjawab saat libur sangat membantu untuk membalas email dengan cepat. Namun tentu saja email yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesan dari orang lain. Isi email yang akan digunakan sebagai balasan merupakan pesan yang bersifat umum sebagai pemberitahuan saja.

Email bisa berisi pemberitahuan jika kita sedang libur kerja maupun pemberitahuan bahwa email akan segera dibalas secepatnya. Nah, pada pembahasan kali ini, aku akan menjelaskan bagaimana cara mengaktifkan fitur penjawab saat libur sebagai auto reply email pada akun Gmail.

A. Mengaktifkan fitur Auto Reply Gmail

Mengaktifkan fitur auto reply ini menjadi cara yang efektif untuk memberitahu pengirim email bahwa kamu tidak bisa membalas pesan saat itu. Sehingga pengirim email akan mendapatkan kepastian kapan email akan dibalas. Hal ini penting dilakukan jika perusahaan kamu biasa membalas email dengan cepat, sehingga pengirim email tidak akan merasa terabaikan. Berikut ini adalah langkah langkah mengaktifkan fitur auto reply Gmail.

  • Masuk Gmail

Langkah pertama yang perlu dilakukan tentu saja kamu harus masuk ke akun Gmail yang akan digunakan untuk menjawab otomatis. Jika kamu memiliki beberapa akun Gmail dan akan mengaktifkan fitur pada semua akun, kamu harus melakukan pengaturan pada setiap akun.

  • Klik menu berupa roda gigi

Pada tutorial ini, aku menggunakan laptop untuk melakukan pengaturan. Jika kamu menggunakan smartphone, kamu bisa menyesuaikan. Jika menggunakan laptop, klik ikon roda gigi pada bagian samping kanan atas.

  • Klik Setelan

Setelah ikon roda gigi di klikmaka akan muncul berbagai pilihan pengaturan. Namun pengaturan yang muncul merupakan pengaturan dasar. Geser bilah hingga ke bagian bawah kemudian klik pilihan ‘Setelan’.

  • Bagian Penjawab kala Libur Klik Aktifkan

Pada bagian setelan, pastikan kamu berada pada bagian pengaturan ‘Umum’. Hal ini karena Gmail memberikan kamu banyak pilihan untuk melakukan pengaturan terhadap akun kamu. Gulir halaman ke bagian bawah hingga ketemu pilihan ‘Penjawab kala Libur’.

Untuk mengaktifkan fitur ini, klik cekbox yang ada pada bagian ‘Aktifkan’. Nah, saat ini fitur penjawab otomatis Gmail sudah aktif, tinggal melakukan penyesuaian untuk waktu dan isi email yang akan digunakan sebagai penjawab otomatis.

  • Tentukan Hari Pertama

Tentukan kapan kamu akan mulai mengaktifkan fitur penjawab saat libur. Hal ini tentu saja bisa kamu tentukan sesuai dengan kapan kamu akan meninggalkan aktivitas membuka email saat libur. Jika kamu menetapkan hari, maka fitur akan mulai aktif pada pukul 24:00 hari itu.

  • Tentukan Tanggal Terakhir (Optional)

Kamu bisa menentukan kapan tanggal terakhir fitur ini akan di aktifkan. Jika kamu menetapkan tanggal, maka fitur otomatis akan menjadi nonaktif. Namun kamu bisa saja tidak memasukkan tanggal terakhir ini. Jika tidak kamu masukkan tanggal terakhir, maka kamu harus menonaktifkan secara manual ketika sudah masuk kerja kembali.

  • Masukkan Subjek

Kemudian kini saatnya mengatur email yang akan dikirimkan sebagai balasan. Pertama masukkan subjek email. Hampir sama seperti mengirim email biasanya, kamu bisa memasukkan subjek email sesuai dengan kebutuhan. Pada bagian ini kamu bisa memasukkan subjek yang singkat dan cukup menjelaskan isi pesan, misalnya ‘Pesan akan dibalas segera’ ‘Email akan dibalas setelah tanggal sekian’ dan lains sebagainya.

  • Masukkan isi text

Kemudian, kamu bisa memasukkan isi text email yang akan dikirimkan. Isi teks email bisa disesuaikan dengan karakter atau sifat email kamu. Jika email merupakan email resmi maka masukkan email dengan tatanan sebagaimana mestinya. Jika email kepada klien, maka bisa diisi dengan teks yang berisi permohonan maaf belum bisa menjawab email dengan cepat.

  • Edit Text menjadi menarik

Meskipun tergabung pada halaman pengaturan, akan tetapi kamu bisa melakukan editing isi email balasan otomatis dengan mudah dan lengkap. Kamu bisa mengedit email seperti pada halaman pengiriman email. Buat email yang menarik sesuai dengan karakter kamu agar meskipun berupa balasan otomatis, penerima tetap akan menghargai email tersebut.

  • Klik atau biarkan check box

Google memberikan kamu pilihan untuk mengirimkan email balasan kepada siapa. Kamu bisa memilih untuk mengirimkan email kepada semua orang ataupun hanya untuk orang orang dalam kontak Google saja. Di bawah badan email kamu bisa memberikan tanda centang pada checkbox untuk mengirimkan email hanya kepada orang dalam kontak saja. Namun jika kamu membiarkannya, maka email balasan otomatis akan dikirimkan kepada semua orang.

  • Klik Simpan Perubahan

Periksa kembali seluruh pengaturan dan isi teks email balasan otomatis. Setelah yakin, klik ‘Simpan Perubahan’ untuk menyimpan pengaturan email balasan otomatis yang baru saja kamu buat.

  • Selesai

Selamat, kamu telah berhasil mengaktifkan fitur penjawab saat libur pada akun Gmail. Kamu bisa menikmati liburan dengan tenang dan pengirim email akan mendapatkan konfirmasi segera setelah pengiriman email dilakukan.

B. Kapan Balasan Dikirimkan

Balasan email kepada pengirim akan dimulai sejak pukul 24.00 pada tanggal mulai yang telah kamu tentukan. Kemudian penjawab kala libur akan otomatis berhenti pada pukul 23.59 pada tanggal yang sudah kamu tentukan. Namun kamu tetap bisa menghentikan lebih awal jika kamu menghendaki.

Cara untuk menghentikan fitur ini lebih cepat adalah dengan masuk ke pengaturan penjawab kala libur seperti saat mengaktifkan kemudian klik ‘Nonaktifkan’. Atau jika kamu membuka email di bagian kotak masuk maka akan muncul pesan di bagian atas, kemudian pilih pilihan ‘Akhiri Sekarang’ di sebelah kanan.

Menurut halaman resmi bantuan Google, ada tiga kemungkinan pengirim email akan mendapatkan respons kala libur lebih dari sekali. Berikut ini adalah kemungkinan kemungkinannya:

  1. Email akan dikirimkan kepada orang yang sama apabila mengirimkan email lebih dari sekali dengan jarak lebih dari empat hari. Apabila kurang dari empat hari maka pengirim hanya mendapatkan email yang pertama.
  2. Kamu bisa mengaktifkan dan menonaktifkan penjawab kala libur kapan saja. Apabila pengirim mengirim email saat anda mengaktifkan penjawab kala libur maka dia akan mendapatkan balasan otomatis. Kemudian setelah anda nonaktifkan dan kemudian diaktifkan lagi, maka apabila dia mengirim email kembali, maka akan mendapatkan jawaban otomatis.
  3. Apabila email yang kamu gunakan adalah email resmi kantor, sekolah dan yang lainnya, kamu bisa menentukan email hanya akan dikirimkan kepada siapa saja.

Sebagai catatan bahwa apabila email yang dikirimkan masuk ke kotak spam, maka email kamu tidak akan mengirimkan jawaban otomatis. Sehingga hanya email yang masuk ke kotak masuk yang akan dijawab secara otomatis.

Nah sekian tadi cara mengaktifkan fitur auto reply Gmail atau penjawab saat libur. Cara ini mudah dilakukan tetapi memiliki fungsi yang cukup efektif dan efisien. Pengirim email tidak akan menunggu tanpa kepastian yang tidak jelas karena sudah mengetahui bahwa kamu sedang berada di luar jam kantor. Namun sebaiknya kamu segera membuka dan membalas email dari mereka demi pelayanan terbaik.

Sekian dulu pembahasan kali ini, semoga bermanfaat ^.^

Tristianto Nugroho

Tristianto Nugroho

Menulis karena ingin tahu, bukan karena sudah banyak tahu.

1
Tinggalin komentar dan jangan lupa kasih jempol untuk komentar terbaik dibawah ini

avatar
1 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
Paling baru Paling lama Banyak di vote
Ahmad fauzi
Guest
Ahmad fauzi

Lupa kata sandi