Fungsi kategori di kotak masuk google mail (Gmail)

Email merupakan salah satu teknologi masa kini yang mulai banyak digunakan oleh berbagai kalangan masyarakat. Email adalah surat elektronik yang memungkinkan kamu untuk bisa berkirim pesan kepada siapapun, kapanpun, dan di belahan dunia manapun yang tentunya juga memiliki alamat email atau sudah memiliki akun email. Baik yang memiliki layanan webmail sama maupun berbeda.

Seperti yang sudah kita ketahui, ada banyak sekali layanan webmail yang bisa digunakan untuk membuat email gratis, seperti yahoo mail atau ymail, google mail atau gmail, dan rocketmail. Bedanya dengan sms, email hanya bisa digunakan ketika perangkat kita terkoneksi dengan internet.

Berkirim surat melalui email dinilai lebih praktis ketimbang harus mengirim surat secara manual melalui jasa pengiriman surat, meskipun untuk hal yang sifatnya resmi seperti mengirim surat untuk mengundang pejabat penting atau melamar pekerjaan memang lebih sopan jika berkirim surat dengan cara manual.

Berkirim surat melalui email memiliki waktu pengiriman yang sangat singkat jika dibandingkan dengan pengiriman surat manual yang membutuhkan waktu minimal 1 hari. Selain itu, mengirim email tidak dikenakan biaya pengiriman atau yang kini akrab disebut “ongkir (ongkos kirim”. Mengirim email pun menjadi pilihan karena tidak terbatas tempat dan waktu. Kamu bisa mengirim email kemana dan dimana saja, kepada siapa saja, dan kapan saja.

Hampir semua orang mulai dari pekerja kantoran, pemilik online shop, penulis online maupun offline, guru, mahasiswa, anak sekolah, dan sebagainya pun kini sudah memiliki email pribadi. Hal ini terjadi karena saat ini hampir semua hal bisa dilakukan tanpa harus berinteraksi atau tatap muka secara langsung. Tidak hanya seputar jual beli online dan jasa yang bisa digarap secara online (seperti desain grafis, pembuatan logo, edit background foto, jasa terjemah dan sebagainya), saat ini berkirim tugas kepada dosen atau guru pun bisa menjadi lebih mudah dengan menggunakan email (tentu saja kalau dosen atau gurunya memang minta tugasnya untuk dikumpulkan melalui email). Sehingga kamu tidak perlu capek-capek pergi ke tempat yang menyediakan jasa print dan mengeluarkan uang untuk nge-print tugas. Belum lagi kalau ada revisi atau salah nge-print, tentu biaya yang dikeluarkan juga lebih banyak.

Jika dahulu untuk mengirim email kamu harus pergi ke warnet, membeli modem pribadi, berlama-lama di lab komputer sekolah saat pulang sekolah (tapi biasanya sih curi-curi waktu pas pelajaran komputer), maupun memakai hotspot gratis di sekolah, dan registrasi secara manual untuk membuat akun email, kini semuanya menjadi lebih mudah dengan adanya smartphone. Kamu bisa mengakses maupun mendaftar email dengan sekali ketuk. Bahkan, sudah banyak vendor ponsel smartphone android dengan berbagai tipe prosesor yang menyediakan email sebagai fitur bawaan dari ponsel tersebut. Dimana akun email tersebut, tertaut dengan berbagai menu dan aplikasi lain yang ada di ponsel pintar kamu. Salah satu penyedia webmail yang menjadi fitur bawaan smartphone android adalah gmail. Dengan 1 akun gmail kamu bisa mengaktifkan banyak aplikasi besutan google yang membutuhkan akun email google untuk log in. Seperti google play store, google play musik, google drive, google chrome, google+, dan sebagainya.

Baca juga : Cara membuat email gmail dengan cepat dan mudah

Satu akun google untuk banyak aplikasi mungkin akan memudahkan kamu karena tidak perlu membuat banyak akun email dan menghafalkan nama serta passwordnya. Tapi, hal ini juga menjadi masalah karena setiap pemberitahuan dari semua aplikasi tersebut akan masuk ke akun gmail kamu. Belum lagi jika akun sosial media yang membutuhkan alamat email seperti facebook, instagram, twitter, maupun youtube kamu tautkan dengan akun google mail yang sama. Tentu semua pesan masuk tersebut akan bertumpuk di inbox akun gmail kamu. Sehingga tidak heran jika kamu jarang membuka email, maka ada puluhan, ratusan, bahkan ribuan pesan yang sudah menunggu untuk kamu baca atau hapus di inbox gmail kamu. Hal ini bertambah rumit ketika kamu adalah seseorang yang bekerja di bidang jasa online, pasti banyak client yang mengirim pesanan melalui email. Tentu saja semua pesan tersebut akan bertumpuk bersama pesan yang lain di kotak masuk google mail kamu. Dan pada akhirnya, email penting yang harus kamu baca menjadi sulit dicari. Belum lagi ketika kamu berusaha menghapus semua pesan yang tidak penting, banyak kejadian juga bahwa pesan yang penting tidak sengaja ikut terhapus.

Tenang saja, google mail sudah menawarkan solusi untuk kamu yang memiliki pekerjaan yang berkaitan dengan email penting. Google mail memiliki fitur kategori dan label yang akan mempermudah kamu dalam kegiatan mengirim dan menerima email. Dalam artikel ini, aku akan membahas fitur kategori terlebih dahulu.

Fitur kategori memiliki beberapa fungsi, diantaranya

1. Memudahkan kamu untuk mencari email penting
Dengan mengaktifkan fitur kategori pada kotak masuk google mail, kamu akan mempermudah dirimu sendiri untuk mencari dan menemukan email penting dari client kamu diantara puluhan, ratusan, bahkan ribuan email yang masuk karena setiap pesan masuk yang sesuai dengan kategori secara otomatis akan masuk ke folder kategori yang sesuai. Dengan begitu kamu akan lebih mudah untuk menemukan email yang penting tanpa harus meneliti satu per satu pesan yang masuk. Sehingga pekerjaan kamu bisa menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien.

2. Memudahkan kamu untuk sortir pesan
Nah, karena pada dasarnya kategorisasi kotak masuk google mail adalah untuk mengklasifikasikan atau menyortir email yang masuk sesuai dengan kategorinya. Selain untuk memudahkan kamu mencari email penting yang berhubungan dengan pekerjaan, tugas, pesanan, dan lain-lain, mengaktifkan fitur kategori pada kotak masuk google mail juga akan memudahkan kamu untuk menyortir pesan yang masuk. Kamu bisa mengkategorikan mana email yang penting dan tidak penting. Sehingga kamu tidak perlu repot-repot meneliti satu persatu pesan yang masuk untuk memilah mana pesan yang perlu dihapus dan yang perlu dibaca dan dibalas. Jadi, kamu tidak perlu khawatir tentang kejadian pesan penting ikut terhapus karena setiap pesan masuk yang sesuai dengan kategori akan masuk ke folder kategori masing-masing.

Ada beberapa kategori dalam kotak masuk google mail

1. Utama (Primary)
Setiap kali kamu membuka google mail melalui aplikasi, maka laman pertama yang muncul adalah kotak masuk utama (primary). Disini kamu akan menemukan banyak pesan yang tidak termasuk dalam kategori. Selain itu, pesan berbintang dari kategori lain juga akan muncul disini. Jika kamu merasa tidak memiliki pesan yang penting, maka kamu bisa menghapus pesan secara massal melalui kategori ini.

2. Sosial (Social)
jika kamu memiliki media sosial yang tertaut dengan email seperti facebook, twitter, instagram, google+ dan sebagainya, maka setiap aktivitas atau pemberitahuan dari akun sosial media kamu secara otomatis akan masuk ke kotak masuk email kamu. Nah, di kategori inilah pesan-pesan dari sosial media kamu akan ditempatkan. Sehingga tidak akan bercampur dengan email penting kamu yang lain.

3. Promosi (Promotions)
Ketika kamu akan menjual atau membeli barang di sebuah situs jual beli online (seperti lazada, buka lapak, olx, shopee, blibli dan lain lain), biasanya kamu akan diminta untuk registrasi member terlebih dahulu. Begitu juga jika kamu mencari lowongan kerja di situs yang menyediakan lowongan pekerjaan (seperti linkeidn, jobstreet, sribulancer, dan sebagainya). Tentu kamu harus registrasi terlebih dahulu dengan menyertakan alamat email. Agar ketika ada barang, promosi, diskon, atau lowongan pekerjaan baru yang sesuai dengan minat kamu bisa langsung dikirim ke email kamu oleh penyedia jasa. Nah, email-email tersebut akan masuk ke kategori ini.

4. Updates
Selain masuk ke kategori utama, pesan baru yang masuk juga bisa berada di kategori update. Nah, jika kamu tidak mendapat notifikasi untuk email yang masuk, kategori update juga bisa membantu kamu. Caranya dengan menarik screen pada kategori ini sampai muncul tanda buffering, dan pemberitahuan email baru akan masuk ke ponsel kamu.

5. Forums
Tidak hanya di whatsapp dan facebook, di google pun kamu bisa membuat forum diskusi dengan beberapa orang. Kamu bisa membuat grup kelas, pekerjaan, organisasi dan sebagainya sesuai kebutuhan kamu. Nah forum diskusi ini memungkinkan antar anggota grup untuk berkirim pesan, komentar, dan tanya jawab melalui email. Jika kamu mengaktifkan fitur kategori, email yang masuk dari google grup, akan otomatis masuk di kategori ini.

Keempat kategori selain primary, bisa di custom sesuai kebutuhan oleh pengguna google mail. Kamu bisa menambah atau menghapus kategori yang ada dan menggantinya dengan kategori lain. Untuk kostumisasi menambah dan menghapus kategori email yang sudah disediakan secara default oleh google mail (seperti sosial, promosi, update, forum, dan utama) bisa dilakukan melalui perangkat apa saja. Bisa dari web yang diakses dari komputer, maupun aplikasi yang diakses melalui android.

Untuk pengkategorian email yang lebih spesifik lagi, kamu bisa menggunakan fitur labels. Fitur ini bisa kamu beri nama, warna, dan isi sesuai dengan keinginan. Namun, memasukkan email ke dalam label tidak bisa secara otomatis. Kamu harus melabeli pesan satu persatu. Memang sedikit repot, tapi ini juga akan memudahkan kamu dalam menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan email. Kamu bisa memprioritaskan mana yang harus diselesaikan atau dibalas terlebih dahulu, dan mana yang bukan prioritas.

Nah, aku rasa sekian dulu ulasanku tentang fungsi kategori pada google mail. Semoga sedikit informasi dariku bisa membawa manfaat yang besar untuk kita semua. Terimakasih sudah membaca artikel ini. ?

Alifia elmia

Hai.. aku Elmia, aku hanya berbagi sedikit ilmu yang aku tau dan aku bisa.. selamat membaca dan mencoba. Semoga bermanfaat.. kritik dan saran bisa ditulis langsung di kolom komentar yaa ☺

Tinggalin komentar dan jangan lupa kasih jempol untuk komentar terbaik dibawah ini

avatar