Namanya Google Groups. Sudahkah kamu mengetahuinya? Atau sudahkah memanfaatkan layanan milis atau mailing list yang disediakan oleh Google tersebut? Sebagian orang mungkin sudah sejak lama menggunakan layanan ini, namun ternyata masih banyak dari kita yang tahu tentang milis, tetapi tidak tahu bagaimana cara mendaftarkan dan menggunakannya.

Milis berisi kumpulan alamat – alamat email yang banyak jumlahnya dan tergabung dalam sebuah grup. Biasanya grup milis dibuat berdasarkan kesukaan yang sama, pekerjaan yang sama, atau kepentingan yang sama. Bisa juga berisi grup diskusi yang membahas topik tertentu.

Nah, alamat – alamat email yang tergabung dalam suatu grup milis dapat saling berkirim pesan, membaca, dan membalasnya kesemua orang yang tergabung dalam grup tersebut.

Jadi, bagi kamu yang memiliki kepentingan yang sama dengan banyak orang, bisa membuat grup milis untuk memudahkan berkirim pesan dan berbagi data atau file.

Misalnya, kamu membuat grup milis yang berisikan semua karyawan perusahaan atau bisnismu. Atau bisa juga bagi kamu yang masih sekolah atau kuliah. Bagaimana? Tertarik untuk menggunakannya? Jika kamu tertarik untuk mendaftar, silahkan ikuti cara – cara yang akan aku jelaskan dibawah ini.

A. Cara mendaftar Milis / Mailing List pakai google group

1. Bukalah browser kamu terlebih dahulu, lalu ketikkan url berikut di browser: https://groups.google.com/forum/#!overview atau bisa disini. Maka akan muncul tampilan berikut. Lalu pilihlah “Buat grup” untuk memulai membuat grup milis.

2. Lalu isikan semua form tersebut. Isikan mulai dari nama grup yang ingin dibentuk, alamat email grup yang akan digunakan, deskripsi grup yang akan kamu bentuk, bahasa yang digunakan, dan jenis grup. Karena disini akun mencontohkan cara membuat grup milis, jadi pilihlah jenis grup “Milis”.

3. Berikut ini adalah contoh milis yang akan aku buat. Bisa dilihat dibagian “alamat email grup”, kamu bisa mencatat alamat url nya supaya mudah mengingatnya dan mudah pula membukanya. Tinggal ketikkan alamat url tersebut di web browser kamu. Jika form tersebut sudah lengkap, silahan klik “Buat” , atau seperti pada gambar yang aku beri kotak.

4. Bila telah muncul tampilan berikut, berarti grup milis kamu telah terbentuk. Sekarang saatnya memasukkan alamat – alamat email yang telah kamu siapkan sebelumnya. Klik saja “Undang orang untuk bergabung dengan grup”, untuk mengundang rekan – rekanmu di grup milis yang kamu buat.

5. Langkah selanjutnya, kamu harus memasukkan semua alamat email rekan – rekanmu kedalam form yang aku beri kotak nomor 1. Jangan lupa untuk memberikan tanda koma untuk memisahkan alamat email satu dengan yang lain.

Sedangkan pada form yang kuberi kotak nomor 2, kamu isikan pesan undangan yang ingin kamu tulis dan dikirmkan kepada rekan – rekanmu. Pada contoh yang aku gunakan, aku akan mengundang rekan – rekanku untuk bergabung kedalam grup akuntansi angkatan tahun 2016. Jadi, kira – kira penulisan pesan undangannya seperti pada gambar. Kamu bisa sesuaikan isi pesan dengan kebutuhanmu.

Jika semua sudah selesai, saatnya klik “Kirim undangan”, atau pada kotak yang ku beri nomor 3. Maka pesan undangan yang kamu tulis tadi akan terkirim kesemua alamat email yang sudah kamu tulis di form pertama tadi. Selesai deh.

B. Cara mengubah jenis grup milis kamu

Sebelumnya, aku sudah menjelaskan bagaimana cara membuat milis. Namun yang perlu kamu tau, kamu bisa mengubah jenis grup sesuai dengan kebutuhanmu. Tidak hanya jenis milis saja, kamu juga bisa memilih jenis yang lain seperti forum web, forum T&J, dan kotak masuk kolaboratif.

Masih bingung? Tenang, akan aku jelaskan cara mengubahnya sekaligus penjelasannya dari masing – masing jenis grup yang sudah aku sebutkan tadi, dibawah ini.

1. Pertama, kamu buka terlebih dahulu web browsernya dan masuk ke akun Google Groups kamu, atau bisa juga disini. Begini tampilan Google Groups setelah kamu berhasil login. Setelah itu, klik “Grup saya” untuk menampilkan semua daftar grup yang kamu miliki.

2. Karena aku hanya memiliki satu grup, maka tampilannya seperti pada gambar. Klik “Kelola” dibagian bawah nama grup yang kamu pilih, atau seperti pada gambar yang ku beri tanda panah.

3. Setelah muncul tampilan seperti berikut, kamu klik dibagian kanan atas yang bergambar roda gigi untuk memunculkan menu grup.

4. Setelah muncul berbagai menu, klik “Setelan grup” untuk memunculkan semua pengaturan grup.

5. Selanjutnya, klik pada submenu “Lanjutan” dibagian paling bawah, atau seperti yang aku beri tanda panah.

6. Maka akan muncul tampilan pengaturan seperti pada gambar. Kamu bisa mengubah jenis grup di bagian “Setel ulang grup”, dan pilih jenis grup sesuai dengan kebutuhanmu.

Grup yang tersedia terdiri dari 4 jenis, yaitu milis, Forum web, Forum T&J, dan Kotak masuk kolaboratif.

• “Milis” memungkinkan untuk para anggota untuk saling berkomunikasi dengan satu alamat email saja. Mengirimkan berbagai pesan dan file sekaligus secara langsung ke kotak masuk mereka.
• Sedangkan “forum web”, para anggota dapat saling berkomunikasi dalam forum web atau dalam bentuk web. Seseorang dapat membuat postingan dengan topik tertentu lalu dikomunikasikan dan didiskusikan oleh anggota lain melalui antar muka web dan juga menerima dari pembaruan email masing – masing anggota
• Lalu “Forum T&J”. Forum ini juga sama seperti forum web, namun Forum T&J ini diberikan fitur lebih, dimana fitur ini mengizinkan para anggotanya untuk saling memberikan pertanyaan dan juga menjawab pertanyaan dari anggota lain.
• Jenis grup yang terakhir adalah “Kotak masuk kolaboratif”. Jenis ini memungkinkan anggota untuk dapat memberikan tugas dengan topik tertentu kepada anggota lain untuk mengisi forum atau grup tersebut.

7. Setelah kamu memutuskan jenis grup mana yang akan kamu gunakan, silahkan klik “Setel ulang grup ini”. Dicontoh yang aku gunakan, aku memilih jenis “Forum web”.

8. Setelah itu muncul halaman konfirmasi. Klik saja “Setel ulang grup”. Selesai

Jika kamu belum pernah mencobanya, silahkan mencoba. Ikuti cara – cara yang sudah ku jelaskan diatas. Jangan lupa untuk membagikan informasi ini kepada rekan – rekanmu. Siapa tau mereka juga tertarik untuk membuat milis seperti ini.