Tulisan ini merupakan lanjutan dari pembahasan sebelumnya ‘Apa itu email, fungsinya, cara kerjanya, protokolnya, dll‘. Disini kita akan fokus ke protokol yang mengatur pesan email masuk (incoming email), yaitu protokol POP dan IMAP.

Sebelumnya kita sudah bahas terkait ‘SMTP’. Dimana SMTP adalah protokol yang digunakan dalam proses pengiriman email (outgoing email).

Pastikan kamu baca dulu kedua tulisan sebelumnya supaya lebih mudah memahami penjelasan dibawah, ini karena beberapa istilah dasar sudah dibahas lebih dulu disana.

Yang perlu diketahui

Kedua protokol ini sama-sama digunakan untuk melihat dan mengelola email yang diterima (incoming email). POP sendiri adalah protokol yang lebih awal muncul, dan IMAP bisa dibilang adalah penerusnya. Namun karena memang kedua protokol ini memiliki fungsi yang berbeda, protokol IMAP tidak serta merta membuat protokol POP pensiun. Sehingga saat ini umumnya penyedia layanan email memberikan akses ke keduanya.

Dulu memang ada perbedaan dari penyedia email yang menyediakan layanan ini. Namun saat ini, kedua protokol tsbt tersedia disemua penyedia layanan email gratis yang aku tau.

• Gmail (Pengaturan POP, https://support.google.com/mail/answer/7104828?hl=id dan untuk pengaturan IMAP, https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=id)
• Outlook (Pengaturan POP, IMAP dan SMTP disini https://support.microsoft.com/en-au/office/pop-imap-and-smtp-settings-for-outlook-com-d088b986-291d-42b8-9564-9c414e2aa040)
• Yahoo Mail (Pengaturan POP, https://id.bantuan.yahoo.com/kb/new-mail-for-desktop/Petunjuk-dan-pengaturan-akses-POP-untuk-Yahoo-Mail-sln4724.html dan untuk pengaturan IMAP, https://id.bantuan.yahoo.com/kb/new-mail-for-desktop/Pengaturan-server-IMAP-untuk-Yahoo-Mail-sln4075.html)
• AOL mail (berdasarkan laman wikipedia-nya, support protokol POP dan IMAP)
• Proton Mail (berdasarkan laman wikipedia-nya, support protokol POP dan IMAP)
• GMX (berdasarkan laman wikipedia-nya juga support protokol POP dan IMAP)

POP MAIL

a. Apa itu protokol POP? Apa itu POP mail?

POP (Post Office Protocol) adalah protokol yang digunakan untuk mengambil email dari server email ke perangkat pengguna, dimana pesan email diunduh dari server ke perangkat pengguna, sehingga email bisa dilihat diaplikasi email klien bahkan saat offline. Penting untuk diingat bahwa dengan menggunakan protokol POP, pesan-pesan email biasanya dihapus dari server setelah diunduh ke perangkat pengguna.

Sedangkan POP mail sendiri adalah nama layanan atau istilah yang digunakan untuk penyedia layanan email yang menyediakan akses penggunaan protokol POP ini.

b. Apa itu POP3?

POP3 adalah versi ketiga dari protokol POP. Berdasarkan informasi di Wikipedia, POP1 diperkenalkan pada tahun 1984. POP2 diperkenalkan pada tahun 1985. Sedangkan POP3 diperkenalkan di 1988.

Dari laman Wikipedia tadi juga ditemukan informasi terkait POP4, dimana protokol ini sempat dibahas untuk menyaingi protokol IMAP, namun pembahasan tsbt terhenti dan tidak ada kelanjutannya sejak tahun 2003.

c. Cara kerja POP mail secara ringkas

1. Pertama, pengaturan aplikasi klien email. Disini pengguna harus mengkonfigurasi aplikasi klien email mereka (seperti Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, atau Apple Mail) dengan detail server POP sesuai petunjuk dari penyedia layanan email yang mereka gunakan.
2. Permintaan koneksi. Ketika pengguna membuka klien email dan mengklik tombol “Ambil Email” atau “Periksa Email”, klien email akan membuat permintaan koneksi ke server POP berdasarkan konfigurasi sebelumnya.
3. Otentikasi. Setelah koneksi berhasil dibuat, klien email akan mengotentikasi pengguna dengan mengirimkan informasi login (seperti nama pengguna dan kata sandi) ke server POP.
4. Pengambilan pesan. Setelah pengguna berhasil diotentikasi, klien email akan mengirimkan perintah untuk mengambil pesan dari server POP. Server POP kemudian mengirimkan pesan-pesan yang ada di kotak surat pengguna.
5. Pengunduhan pesan. Klien email mengunduh pesan-pesan dari server POP ke perangkat pengguna. Pesan-pesan ini biasanya disimpan dalam format lokal di perangkat pengguna.
6. Penandaan pesan. Setelah pesan diunduh, server POP memberikan tanda kepada klien email untuk menandai bahwa pesan-pesan tersebut telah diambil. Ini memastikan bahwa pesan-pesan yang sama tidak diunduh kembali saat pengguna memeriksa email selanjutnya.
7. Penanganan pesan. Setelah pesan-pesan telah diunduh ke perangkat pengguna, pengguna dapat melihat, membaca, membalas, atau menghapus pesan sesuai kebutuhan.
8. Sinkronisasi (Opsional). Beberapa klien email POP memungkinkan sinkronisasi dengan server POP, yang dapat menyimpan salinan pesan di server setelah diunduh ke perangkat pengguna. Namun, ini tergantung pada pengaturan klien email dan kebijakan server POP yang digunakan.

d. Contoh penyedia layanan POP mail?

Sebenarnya ini sudah cukup jelas ya, saat ini layanan email populer seperti Gmail, Yahoo, Outlook, Aol, Proton mail, dll menyediakan akses ke protokol POP ini.

Sedangkan aplikasi klien email yang bisa menggunakan protokol ini, ada banyak juga. Sejauh yang aku tau, semua aplikasi client email saat ini bisa menggunakan protokol ini.

Contoh aplikasi klien email ini adalah, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, atau Apple Mail untuk di PC atau Desktop. Sedangkan untuk pengguna ponsel pintar, aku baru sempat testing diaplikasi Gmail saja.

e. Kelebihan POP Mail

• POP Mail memungkinkan pengguna untuk mengunduh pesan email dari server ke perangkat mereka. Ini memungkinkan akses dan pengelolaan pesan secara offline ke pesan yang sudah diunduh.
• Dengan menggunakan POP Mail, email yang diunduh dapat disimpan secara lokal di perangkat pengguna, menghemat ruang server email.
• Karena email diunduh langsung ke perangkat pengguna, pembukaan pesan yang ingin dibaca biasanya lebih cepat daripada protokol IMAP.

f. Kekurangan POP Mail

• Kita tidak bisa menyinkronkan perubahan antara perangkat dengan server email.
• Protokol ini membatasi akses pengelolaan pesan hanya dari satu perangkat saja.
• Dengan pesan diunduh dan dikelola lokal serta dihapus dari server email, artinya kalau perangkat kita rusak, kita akan kehilangan seluruh salinan pesan email tsbt.

IMAP

a. Apa itu protokol IMAP?

Protokol IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol yang digunakan untuk mengakses dan mengelola email yang tetap disimpan pada server, dimana pengguna bisa mengunduh pesan email ke banyak perangkat dan semua perangkat bisa saling tersinkron.

b. Apa itu IMAP4?

IMAP4 adalah protokol IMAP versi 4. Diawali dengan ‘Original IMAP‘, selanjutnya diperbarui menjadi IMAP2, lalu IMAP3, lalu IMAP2bis, dan terakhir barulah IMAP4.

c. Cara Kerja IMAP secara ringkas

• Saat klien email terhubung ke server menggunakan IMAP, pesan-pesan email tetap disimpan di server dan dikategorikan dalam folder-folder yang ada.
• Klien email dan server berkomunikasi secara terus-menerus untuk menyinkronkan perubahan yang terjadi pada pesan, folder, atau status baca/tidak terbaca.
• Saat pengguna membaca atau menghapus pesan melalui klien email, perubahan tersebut diaplikasikan langsung pada server, sehingga terjadi sinkronisasi antara berbagai perangkat.

d. Contoh Penyedia layanan IMAP

Seperti yang sudah disinggung diawal, semua layanan email gratis populer yang aku cek menyediakan akses ke protokol ini.

Mengingat ini protokol email yang paling baru dan yang paling cocok digunakan saat ini, dimana setiap orang punya banyak perangkat, rasanya hampir tidak mungkin ada penyedia layanan email yang tidak menyediakan protokol ini.

Untuk aplikasi klien email, sejauh yang aku tau, semuanya juga support protokol ini.

e. Kelebihan IMAP

• Sinkronisasi banyak perangkat. Dengan menggunakan IMAP, pengguna dapat mengakses email dari berbagai perangkat dengan sinkronisasi yang lengkap. Perubahan yang dilakukan pada satu perangkat akan tercermin pada perangkat lainnya.
• Akses ke folder dan subfolder. IMAP mendukung folder dan subfolder, sehingga pengguna dapat mengatur pesan email ke dalam struktur folder yang terorganisir.
• Pesan tetap tersimpan di server. Dengan IMAP, pesan email tetap disimpan di server, sehingga pengguna dapat mengakses email dari mana saja dan tidak khawatir kehilangan pesan jika perangkat hilang atau rusak.
• Efisiensi pengelolaan pesan email. IMAP memungkinkan pengguna untuk mengelola email secara efisien langsung dari server, termasuk membuat, menghapus, atau memindahkan pesan di antara folder.

Bisa dilihat, IMAP memang protokol yang paling sesuai dengan kondisi kita saat ini, dimana sebagian besar pengguna perlu mengakses email melalui lebih dari satu perangkat.

f. Kekurangan IMAP

1. Server email bisa terbatas. Jika kamu menggunakan Gmail, kamu punya penyimpanan 15 GB gratis, namun jika kamu gunakan penyedia layanan lain, Proton Mail, misalnya hanya menyediakan 1GB. Karena pesan email tetap disimpan di server dengan IMAP, penggunaan ruang penyimpanan dapat lebih besar dibandingkan dengan POP yang mengunduh dan menghapus pesan dari server.
2. Ketergantungan pada lancarnya koneksi Internet. Karena IMAP memerlukan koneksi internet aktif untuk mengakses dan mengelola pesan email, jika koneksi tidak lancar, kita tidak dapat mengakses atau membaca pesan email yang disimpan di server.
3. Kompleksitas sinkronisasi. Sinkronisasi yang terjadi antara server IMAP dan aplikasi klien email dapat memakan waktu, terutama jika terdapat banyak pesan atau folder yang harus disinkronkan. Jika konektivitas buruk atau terdapat masalah jaringan, sinkronisasi dapat menjadi lambat atau terhenti, yang dapat mempengaruhi pengalaman pengguna.

Kesimpulan terkait perbedaan IMAP dan POP

Setidaknya ada dua perbedaan yang menonjol menurutku antara POP dan IMAP.

Yang pertama adalah terkait lokasi penyimpanan pesan, dimana protokol POP menyimpan pesan di perangkat lokal sedangkan IMAP menyimpan pesan di server. Perbedaan ini akan berpengaruh ke keamanan data dan kepemilikan data.

Perbedaan yang kedua terletak di akses melalui banyak perangkat dan sinkronisasi.

POP tidak mendukung akses ke banyak perangkat, ini karena secara default, pesan terhapus ketika sudah di unduh dari server. Walaupun saat ini sudah ada opsi untuk tidak menghapus pesan dari server, sehingga kita bisa menggunakan lebih dari satu perangkat, namun disini protokol POP sendiri tidak menyediakan fitur sinkronisasi.

Jadi jika dipaksa digunakan untuk lebih dari satu perangkat, perubahan yang terjadi disatu perangkat tidak akan tersinkron ke perangkat lain. Disinilah menang-nya protokol IMAP yang memang didesain untuk banyak perangkat dan tersedia fitur sinkronisasi yang bisa memastikan semua perubahan yang kita lakukan akan tercerminkan disemua perangkat.

Mungkin hanya itu yang bisa aku bahas terkait protokol POP dan IMAP ini. Aku tidak bilang semua hal sudah aku bahas disini, tapi setidaknya ini sudah cukup jelas menggambarkan perbedaan dari kedua protokol tsbt.

Jika ada yang kamu rasa perlu ditambahkan, jangan sungkan untuk bertanya. Sekian dan sampai jumpa ditulisan lainnya.