Cara membuat pesan balasan otomatis di Whatsapp

Apakah kamu pemilik sebuah toko atau suatu bisnis tertentu? Jika iya, seharusnya kamu sudah tau dan bahkan sudah menggunakan Whatsapp bisnis ini. Jika kamu adalah seorang pebisnis tetapi belum tau tentang Whatsapp bisnis, akan aku beri sedikit informasi.

Jadi, Whatsapp bisnis adalah aplikasi yang berdiri sendiri hasil dari perkembangan Whatsapp versi sebelumnya, yang ditujukan buat kamu yang memiliki usaha atau bisnis.

Bicara tentang fitur, Whatsapp bisnis ini tentu memiliki fitur yang lebih oke ketimbang Whatsapp messenger biasa, karena Whatsapp bisnis tentu akan digunakan untuk mendukung kegiatan promosi dan melayani pelanggan.

Salah satu fitur yang menarik perhatian dalam Whatsapp bisnis ini adalah, fitur yang mengatur tentang perpesanan. Disana terdapat tiga fitur perpesanan yang memungkinkan kamu untuk mengirimkan pesan ke pelanggan secara otomatis.

Nah, pada artikel kali ini aku akan menjelaskan bagaimana cara mengaktifkan ketiga fitur perpesanan otomatis yang dimiliki oleh Whatsapp bisnis ini. Langsung saja, ikuti saja step by step berikut ini.

Cara mengaktifkan pesan otomatis di Whatsapp bisnis

Sebelum kamu mengaktifkan fitur perpesanan otomatis pada Whatsapp bisnis, pastikan kamu sudah mengatur jam kerja bisnis kamu dibagian “Profil”. Jika kamu sudah mengaturnya, silahkan lewati langkah ini. Namun jika kamu belum mengaturnya, silahkan ikuti step berikut.

A. Atur jam kerja bisnis terlebih dahulu

1.Masuk ke aplikasi whatsapp bisnis kamu terlebih dahulu. Lalu pilih ikon bertitik tiga dipojok kanan atas.

Halaman utama Whatsapp bisnis
Halaman utama Whatsapp bisnis

2.Lalu akan muncul berbagai pilihan yang tersedia. Pilihlah menu “Setelan” yang berada dibagian paling bawah.

"Setelan" untuk masuk kedalam pengaturan Whatsapp bisnis
“Setelan” untuk masuk kedalam pengaturan Whatsapp bisnis

3.Maka akan muncul tampilan seperti pada gambar. Kemudian silahkan kamu pilih “Setelan bisnis” untuk masuk ke pengaturan bisnis.

"Setelan bisnis" untuk masuk ke pengaturan bisnis
“Setelan bisnis” untuk masuk ke pengaturan bisnis

4.Nah, disini kamu sudah melihat “Fitur perpesanan” yang terdiri dari tiga jenis perpesanan. Disanalah kamu akan mengatur pesan otomatis. Tetapi, sebelum kamu mengaktifkan dan mengatur fitur tersebut, sebaiknya kamu harus mengatur profil bisnis kamu. Isi semua form yang tersedia disana, terutama pada form “Jam kerja”. Silahkan pilih “Profil” untuk membuka form nya.

Tampilan berbagai menu dalam "Setelan bisnis"
Tampilan berbagai menu dalam “Setelan bisnis”

5.Setelah kamu pilih menu “Profil” tadi, maka kamu akan dihadapkan pada form – form yang harus diisi. Silahkan scroll down dan temukan form “Jam kerja”, atau pada gambar yang aku beri kotak. Bagi kamu yang belum mengaturnya, silahkan atur jam kerja terlebih dahulu, dengan pilih ikon pensil untuk membuka pengaturannya.

menambahkan "Jam kerja" dalam profil bisnis
menambahkan “Jam kerja” dalam profil bisnis

6.Selanjutnya, kamu pilih “Jadwal” untuk melanjutkan.

Mengatur jadwal bisnis di Whatsapp bisnis
Mengatur jadwal bisnis di Whatsapp bisnis

7.Disini kamu dihadapkan pada tiga pilihan. Sesuaikan dengan bisnis kamu. Pada gambar yang aku contohkan, toko hanya buka pada jam – jam tertentu saja. Maka aku pilih “Hanya buka pada jam – jam tertentu”.

Namun, jika bisnis milikmu buka setiap hari, maka pilih “Selalu buka”, atau bila bisnismu hanya bisa bertemu dan bertatap muka pada hari dan jam tertentu saja, maka pilih “Dengan janji temu saja”. Silahkan atur sesuai keperluan bisnis mu.

tiga opsi yang dapat dipilih untuk mengatur jadwal bisnis
tiga opsi yang dapat dipilih untuk mengatur jadwal bisnis

8.Setelah kamu pilih opsi “Hanya buka pada jam – jam tertentu”, maka akan muncul tampilan seperti bada gambar. Kamu tinggal atur saja hari dan jam kerja bisnis kamu, dengan cara mengaktifkannya. Kamu hanya perlu menggeser atau menggulir ke kanan untuk mengaktifkannya.

Memilih hari dan jam kerja bisnis
Memilih hari dan jam kerja bisnis

9.Setelah kamu gulir kekanan, pada hari kerja bisnis milikmu, kamu harus mengatur jam kerja sesuai jam operasional bisnismu. Dicontoh, hari kerja dan jam kerja bisnis milikku adalah setiap hari senin samapi jum’at, dari pukul 09.00 hingga pukul 16.00 WIB.

Maka aku mengaktifkan semua hari kecuali hari sabtu dan minggu, serta mengubah jam kerja dari jam 09.00 hingga 16.00 saja. Jika kamu sudah mengaturnya, silahkan kembali kehalaman sebelumnya.

Tampilan saat mengatur hari dan jam kerja bisnis
Tampilan saat mengatur hari dan jam kerja bisnis

10.Nah, sekarang kamu bisa melihat hari dan jam kerja yang telah kamu atur sebelumnya. Jika dirasa sudah benar, silahkan pilih “Simpan” pada bagian atas layar HP kamu. Selesai.

Tampilan jam kerja yang telah selesai ditambahkan ke profil bisnis
Tampilan jam kerja yang telah selesai ditambahkan ke profil bisnis

B. Atur fitur pesan otomatis “Pesan di luar jam kerja”

1. Silahkan masuk ke menu “Setelan bisnis” seperti yang sudah aku jelaskan sebelumnya, lalu pilih “Pesan di luar jam kerja”.

fitur perpesanan "Pesan di luar jam kerja"
fitur perpesanan “Pesan di luar jam kerja”

2.Lalu kamu aktifkan terlebih dahulu fitur tersebut dengan cara menggeser atau meng-gulir kekanan pada gambar yang aku beri nomor 1.

Tampilan pengaturan fitur "Pesan diluar jam kerja"
Tampilan pengaturan fitur “Pesan diluar jam kerja”

Selanjutnya kamu bisa memasukkan kata – kata didalam kolom nomor 2 yaitu “Pesan”. Perlu diingat, pesan ini akan dikirimkan otomatis kepada pelanggan yang mengirim pesan kepada kamu diluar hari dan jam kerja bisnis kamu.

Jadi, gunakan kata – kata yang sesuai dengan situasi dimana seolah – olah kamu tidak mau menerima pesan apapun diluar hari dan jam kerja. Pada gambar diatas, tepatnya dikolom yang ke 2, kalimat itu adalah kalimat default atau kalimat bawaan dari Whatsapp bisnis. Kamu bisa mengubahnya sesuai kebutuhan.

Akan aku berikan contoh kalimat yang pas, supaya ketika pelanggan mengirm pesan diluar hari dan jam kerja, mereka otomatis akan menerima pesan yang sebelumnya telah kamu atur. Contoh kalimat yang pas misalnya seperti pada gambar berikut.

Contoh kalimat yang bisa digunakan untuk membuat pesan diluar jam kerja
Contoh kalimat yang bisa digunakan untuk membuat pesan diluar jam kerja

Nah, yang perlu diatur selanjutnya yaitu kolom yang ke 3, yaitu “Jadwal”. Silahkan pilih pengaturan tersebut, maka akan muncul beberapa opsi yang bisa kamu pilih. Cobalah lihat pada gambar berikut.

tiga opsi untuk mengatur jadwal pesan otomatis
tiga opsi untuk mengatur jadwal pesan otomatis

Pada gambar tersebut dapat terlihat 3 opsi yang bisa dipilih. Opsi pertama yaitu “Selalu kirim”. Maksudnya, pesan otomatis akan dikirimkan setiap saat tanpa ada jam khusus.

Yang selanjutnya, yaitu “Jadwal khusus”. Jika kamu mengaktifkan opsi ini, maka pesan otomatis akan dikirmkan hanya pada periode waktu tertentu saja.

Opsi terakhir, yaitu “Diluar jam kerja”. Inilah opsi yang seharusnya kamu pilih. Jika kamu mengaktifkan opsi ini, maka pesan otomatis akan dikirimkan hanya saat diluar jam kerja saja. Opsi ini tidak dapat dipilih jika kamu sebelumnya belum menambahkan jam kerja bisnis pada profil kamu.

Oke. Silahkan pilih opsi “Diluar jam kerja”, setelah itu pada kolom ke 4, yaitu “Penerima”. Sebaiknya kolom tersebut tidak perlu diubah, karena pesan tersebut tentu akan ditujukan kesemua pelanggan kamu.

Jika dirasa sudah selesai, silahkan simpan pengaturan tersebut. Kini kamu sudah selesai mengaktifkan sekaligus mengatur pesan otomatis diluar jam kerja.

C. Cara mengatur fitur pesan otomatis “Salam (welcome message)”

1.Silahkan masuk ke menu “Setelan bisnis” seperti yang sudah aku jelaskan sebelumnya, lalu pilih “Salam”.

Fitur perpesanan "Salam" untuk menyapa pelanggan secara otomatis
Fitur perpesanan “Salam” untuk menyapa pelanggan secara otomatis

2.Lalu kamu aktifkan terlebih dahulu fitur tersebut dengan cara menggeser atau meng-gulir kekanan pada gambar yang aku beri nomor 1.

Tampilan pengaturan fitur "Salam" untuk menyapa para pelanggan secara otomatis
Tampilan pengaturan fitur “Salam” untuk menyapa para pelanggan secara otomatis

Selanjutnya kamu bisa memasukkan kata – kata didalam kolom nomor 2 yaitu “Pesan”. Perlu diingat, pesan ini akan dikirimkan otomatis kepada pelanggan yang baru pertamakalinya mengirim pesan kepada kamu. Bisa dikatakan bahwa pesan ini otomatis akan ditujukan bagi pelanggan baru kamu.

Jadi, gunakan kata – kata yang sesuai dengan situasi dimana seolah – olah kamu merasa senang karena memiliki pelanggan baru. Jangan lupa ucapkan selamat datang kepada pelanggan barumu. Pada gambar diatas, tepatnya dikolom yang ke 2, kalimat itu adalah kalimat contoh yang aku buat. Kamu bisa menggunakan kalimat seperti itu untuk salam sapaan kepada pelanggan.

Pada kolom ketiga, yaitu “Penerima”. Biarkan saja kolom tersebut. Karena kamu pasti akan mengirimkan pesan otomatis ini kesemua pelanggan kamu. Jika dirasa sudah cukup, silahkan simpan pengaturan tersebut. Selesai.

D. Cara mengatur fitur pesan otomatis “Balas cepat”

1.Silahkan masuk ke menu “Setelan bisnis” seperti yang sudah aku jelaskan sebelumnya, lalu pilih “Balas cepat”.

Fitur perpesanan "Balas cepat" untuk merespons otomatis pesan yang masuk
Fitur perpesanan “Balas cepat” untuk merespons otomatis pesan yang masuk

2.Maka akan muncul tampilan seperti berikut. Kamu klik saja pengaturan tersebut untuk membukanya.

pengaturan untuk mengatur fitur "Balas cepat"
pengaturan untuk mengatur fitur “Balas cepat”

3.Pada kolom pertama, silahkan ketikkan kalimat yang kamu inginkan. Perlu diketahui, pesan ini nantinya akan dikirimkan secara otomatis ketika ada pelanggan kamu yang mengirimkan pesan, sedangkan kamu mungkin belum sempat membalasnya dan akan dibalas nanti. Intinya fitur ini sebagai fitur pembalas pesan otomatis ketika ada pelangganmu yang mengirimkan pesan.

Jadi kira – kira contoh kalimat balasan yang sebaiknya kamu tuliskan adalah seperti pada gambar yang aku beri nomor 1, atau bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan kamu.

Tampilan saat mengedit pengaturan balas otomatis pada whatsapp bisnis
Tampilan saat mengedit pengaturan balas otomatis pada whatsapp bisnis

Lalu pada kolom kedua, kamu bisa membuat kata pintasan untuk pesan kamu. Pada contoh, kata pintasan yang aku masukkan adalah kata “terima”. Selanjutnya yaitu kolom kata kunci. Kamu bisa memasukkan 3 kata kunci, tetapi ini adalah opsional. Tetapi di contoh aku tetap memasukkan kata kunci, yaitu “Pesan”, “terima”, dan “balasan”.

Jika kamu sudah selesai, silahkan simpan pengaturan tersebut dengan memilih “Simpan” dibagian pojok kanan atas. Selesai. Kini ketiga pengaturan perpesanan otomatis Whatsapp bisnis kamu sudah aktif.

Kesimpulan

Whatsapp bisnis memberimu banyak kemudahan. Bagi kamu yang memiliki bisnis ataupun usaha kecil-menengah, dianjurkan untuk menggunakan Whatsapp bisnis ini. Disini kamu bisa mengelola pelanggan dengan baik dan efektif.

Terutama yang paling menarik perhatian adalah fitur perpesanan otomatisnya. Kamu bisa mengirimkan salam otomatis kepada pelanggan baru, bisa menjawab otomatis dikala pelangganmu mengirimkan pesan saat diluar jam kerja, serta merespon otomatis saat beberapa pelangganmu mengirimkan pesan kepadamu.

Dengan mengaktifkan fitur tersebut tentunya kamu akan lebih mudah mengelola chat harian mu yang mungkin cukup banyak. Kamu bisa sembari melakukan aktivitas lain sehingga tak harus selalu memandangi layar hape kamu terus menerus untuk membalas chat mereka satu persatu.

ariskisaputri

my contact : email : [email protected] | or my twitter : @AriskiSaputri

Tinggalkan Balasan