Cara mudah membuat Signature di email Gmail

Apabila kamu pergi ke bank hendak membuka rekening tabungan, maka bagian pelayanan pelanggan akan menyodorkan formulir pembukaan rekening yang harus kamu isi dan tanda tangani.

Jika diperhatikan pada kolom tanda tangan tertulis kata “Signature”. Dalam bahasa Inggris,  signature memiliki arti tanda tangan.

Kamu pastinya sudah tidak asing dengan istilah tersebut. Atau barangkali kamu adalah seseorang yang sering menandatangani suatu dokumen, surat keterangan, kwitansi, atau blanko lainnya.

Saat mengirim surat elektronik pun, kamu bisa membubuhkan tanda tanganmu didalamnya. Tepatnya tanda tangan digital. Apalagi kalau kamu menggunakan email sebagai sarana komunikasi formal.

Maka signature menjadi amat penting digunakan karena dapat menambah citra dirimu agar terlihat lebih “kredibel” di mata penerima email. Bagi para pemilik usaha atau pekerja profesional, selain menjadi penanda identitas signature juga dapat menjadi medium promosi.

Jika kamu sering menerima email dari kantor, instansi, atau lembaga biasanya terselip signature di bagian bawah body email. Signature akan tampil secara otomatis saat kamu menulis email baru. Jadi kamu tidak perlu menulis ulang nama sebagai identitasmu. Sangat membantu bukan.

Kalau masih ada yang bingung, beginilah contoh tanda tangan digital atau signature pada sebuah email. Perhatikan tulisan yang berada didalam kotak merah.

Contoh Signature atau tanda tangan digital pada email Gmail

Bagi kamu pengguna email Gmail pasti sudah tahu bahwa ada fitur signature yang bisa digunakan. Atau barangkali kamu sudah menggunakannya ya.

Menurutmu seberapa penting signature pada email kamu? Jika jawabannya kamu ingin terlihat lebih profesional atau memang perlu mengunakannya untuk kepraktisan, ya silahkan saja tambahkan signature pada email Gmail kamu.

Cara mudah membuat signature di pesan email kamu

Yudha note :

Menurutku, signature itu tujuannya adalah mempermudah orang yang dikirimi email, agar mereka tau “siapa” yang sedang di ajak bicara di email tersebut.

Aku pernah kirim email ke bagian CS suatu website, sebagai contoh, sebut saja emailnya adalah [email protected]

Email costumer service website.com ini di kelola oleh beberapa orang. Nah pentingnya kehadiran signature disini adalah, aku bisa tau, aku sedang bicara sama siapa di email tersebut. Ini salah satu contoh penggunaannya di dalam dunia bisnis.

Contoh lainnya adalah, ada banyak nama yang sama, nama ku muhammad yudha, aku search di internet, banyak banget wajah atau photo orang yang muncul dengan nama yang sama ataupun hampir sama. Dan bukan ga mungkin alamat emailnya jg mirip (hampir sama). Iya kan?

Dengan ada nya signature, ini menjadi pembeda. Muhammad yudha yang satu bisa aja kerja di kantor A, dan muhammad yudha yang satunya lagi kerjanya di bidang pariwisata. Di signature juga kelihatan nomer kontak lainnya, dan sering juga terdapat alamat website. Ini akan jadi pembeda antara muhammad yudha yang satu dengan yang lainnya.

Menurutku, signature penting untuk orang-orang yang ingin masuk ke dunia kerja, dan ingin komunikasi secara formal melalui email.

Mungkin ada banyak lagi fungsi signature yang aku sebagai admin, dan mas reza sebagai penulis, tidak ketahui. Jadi jangan lupa tinggalin komentar mengenai hal ini dikolom komentar.

Sekarang saya akan menjelaskan bagaimana membuat signature atau tanda tangan digital di Gmail melalui desktop.

1. Masuk ke akun email kamu, dan cari pengaturan signature dibagian Setting

Klik Settings untuk buat tanda tangan digital di email Gmail

Setelah sign in ke email Gmail kamu, buka logo pengaturan yang ada di halaman depan, lalu klik “Settings”. Kemudian pilih “General” dan klik “Signature”. Jika kamu belum menerapkan tanda tangan, maka akan ada tanda pada kolom “No signature”.

Pilih tab Pilih General lalu klik Signature untuk buat tanda tangan digital di google email

2. Mengenal Kolom Signature

Kolom Signature atau tanda tangan digital di email Gmail

Menariknya kamu bisa berkreasi dalam membuat tanda tangan digital di email Gmail. Sebab tersedia toolbar pada kolom signature yang menawarkan beragam format penulisan. Mari kita bahas satu persatu.

  • Font : Jenis huruf yang ingin digunakan dapat dipilih dengan meng-klik panah kebawah atau Ctrl-Shift-5 (untuk melihat jenis font di urutan atas) dan Ctrl-Shift-6 (untuk melihat jenis font di urutan bawah). Namun memang fontasi yang tersedia tidak terlalu banyak variannya.
  • Size : Ukuran huruf dapat diperbesar atau diperkecil, tersedia Small, Medium, Large, dan Huge. Bisa diakses juga dengan menekan Ctrl-Shift– (untuk memperkecil) dan Ctrl-Shift-+ (untuk memperbesar).
  • Bold : Menebalkan huruf bisa dengan meng-klik ikon “B” atau tekan Ctrl-B.
  • Italic : Ingin memiringkan huruf? Gunakan ikon ini atau tekan Ctrl-I secara bersamaan.
  • Underline : Tulisan juga bisa digarisbawahi dengan menekan Ctrl-U.
  • Text Colour : Kalau mau membuat tulisan berwarna-warni bisa meng-klik panah kebawah di ikon ini, tersedia pilihan Backround Colour dan Text Colour.
  • Link : Referensi website dan email juga bisa disertakan, menariknya kamu bisa membuat “Text to display” lalu menuliskan URL / alamat email Gmail kamu atau lainnya, jadi ketika di klik akan tertuju ke website dan email yang dimaksud.
  • Insert Image : Kamu dapat menambahkan gambar juga.
  • Align : Ada Align Left (Ctrl-Shift-L), Align Centre (Ctrl-Shift-E), dan Align Right (Ctrl-Shift-R) yang dapat meluruskan susunan kata yang kamu tulis.
  • Numbered List : Misalnya kamu perlu membuat daftar dengan urutan nomor, itu bisa dilakukan pada kolom tanda tangan / signature dengan menekan Ctrl-Shift-7.
  • Bulleted List : Tentunya tanda “pelor” juga dapat disertakan.
  • Indent Less : Meng-klik ikon ini atau Ctrl-Shift-[ dapat membuat tulisanmu menjorok keluar (kiri).
  • Indent More : Atau jika ingin membuat tulisanmu menjorok kedalam (kanan) dapat menekan Ctrl-Shift-].
  • Quote : Simbol “>” pun bisa disisipkan, lantas apa bedanya dengan yang ada di keyboard? Jawabannya sama saja.
  • Remove Formatting : Jika kamu tidak mau lagi mengggunakan format yang telah dipersonalisasikan, gunakan fitur ini untuk menghapus semua format yang ada.

3. Komponen Pada Tanda Tangan Digital

Setelah mengetahui beragam jenis format yang ada, lantas seperti apa bentuk tanda tangan digital yang akan kamu buat? Di bawah ini saya berikan contoh data singkat yang perlu ada di signature email kamu. Bila ingin diperbanyak atau diperlengkap boleh saja, sesuaikan dengan kebutuhan dan industri yang kamu berada didalamnya.

  • Nama pengirim (nama lengkap atau nama panggilan, keduanya memiliki  kesan formal)
  • Nama perusahaan, jabatan (bagi pemilik bisnis atau profesional, ini menjadi identitas “Siapa Anda” dan “Darimana Anda”)
  • Alamat kantor (jika ada yang bertanya alamat kantor kamu, tentu kamu tidak ingin menuliskannya berulang  kali kan?)
  • Telepon kantor / HP / Socmed (cukup penting menjadi saluran komunikasi alternatif antara kamu dengan penerima)
  • Website (barangkali ada yang belum tahu perusahaan kamu bergerak di bidang apa, penerima email bisa mencari tahunya lewat sini)
  • Logo Perusahaan (jika dibutuhkan, rasanya sah-sah saja logo perusahaan kamu ditampilkan)

4. Cara Membuat Signature

Cara membuat tanda tangan digital atau signature pada email Gmail

Tuliskan apa yang ingin kamu masukkan sebagai signature di kolom tersebut. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, kamu dapat berkreasi dalam membuat tanda tangan digital menggunakan toolbar yang tersedia. Jika kamu rasa sudah cukup dan yakin terhadap yang kamu tulis, selanjutnya adalah menyimpan signature tersebut pada email Gmail kamu.

Eitttssss, tunggu dulu. Persis dibawah kolom ada kotak “Insert this signature before quoted text in replies and remove the “–” line that precedes it.” yang harus kamu centang atau dapat juga diabaikan. Lantas apa gunanya?

  • Jika kotak tersebut dicentang/ditandai maka tampilan signature pada email kamu nantinya akan seperti berikut ini.
Bentuk tanda tangan digital atau signature pada email Gmail

Halaman “New Message”

Cara membuat tanda tangan digital atau signature pada email Gmail

Halaman “Reply”

Setiap kali kamu ingin membalas email, setelah klik “Reply” maka akan tampil halaman seperti diatas. Ada tombol “…” (titik tiga) yang jika ditekan akan tampil signature secara otomatis dibawah area penulisan, dilanjutkan dengan kutipan pesan sebelumnya yang hendak kamu balas.

Dengan centang tanda tangan digital atau signature di reply atau balasan email Gmail

Tampilan “Reply” pada halaman “Sent”

Tampilan diatas dapat dilihat di “Sent”. Balasan email kamu terletak di bagian paling atas, signature mengikuti secara otomatis. Di bagian bawahnya terdapat tampilan pesan sebelumnya.

  • Sedangkan jika kamu tidak mencentang kotak yang dibawah kolom, maka tampilannya berubah menjadi seperti dibawah.
Bentuk tanda tangan digital atau signature pada email Gmail

Halaman “New Message”

Ada tambahan simbol “–” (Double Hyphen) sebelum signature di halaman “New Message”, ini hanya sebagai pembatas saja. Bila kamu tidak memerlukannya, tanda itu dapat dihapus dengan mudah.

Cara membuat tanda tangan digital atau signature pada email Gmail

Halaman “Reply”, baik dengan atau tanpa centang tampilannya sama

Pada bagian ini, baik yang dengan ataupun tanpa centang tidak ada perbedaan pada tampilan di halaman “Reply”. Hanya saja jika tombol “–” (Double Hyphen) di klik, yang muncul terlebih dahulu adalah kutipan pesan sebelumnya dan signature kamu menjadi di bagian paling bawah, yang diawali kembali dengan tombol “–“. Perhatikan tampilannya berikut ini.

Tanpa centang tanda tangan digital atau signature di reply atau balasan email Gmail

Tampilan “Reply” pada halaman “Sent”

5. Menyimpan Signature

Jadi sudah jelas dengan persamaan dan perbedaan antara keduanya kan? Jika sudah menentukan mana yang cocok untuk kamu gunakan, jangan lupa lakukan penyimpanan dengan menekan tombol “Save Changes” yang terletak di bagian paling bawah.

Simpan tanda tangan atau signature di email Gmail

Oh iya, untuk tanda tangan digital yang dibuat melalui browser di desktop nantinya tidak tampil saat kamu (pengirim) ingin menulis email baru lewat browser di smartphone. Namun signature tersebut tetap muncul di “Inbox” penerima.

Hal ini tidak berlaku jika kamu menggunakan aplikasi email khusus smartphone. Jadi baik pengirim ataupun penerima tidak akan mendapati signature pada email tersebut.

Manakah yang lebih cocok untukmu, menggunakan atau tanpa signature?

Bila kamu sering mengirim email formal ke klien, partner, bahkan pelanggan untuk urusan pekerjaan atau bisnis, sepertinya signature bisa menjadi “nilai plus” untuk dirimu di mata penerima. Lagipula jika ternyata kamu tidak memerlukannya, signature dapat dengan mudah dihapus sesuka kamu.

Ketimbang harus menulis identitas secara berulang-ulang saat menulis email. Tapi jika kamu merasa hal itu terlalu merepotkan, tanpa membubuhkan tanda tangan digital pun bukan masalah yang berarti dalam berkirim surat elektronik.

You may also like...

2 Responses

  1. ervin says:

    boas sdah coba reset paswor sya.melalaui email pemulihan sya yang satu tapi..yang muncul setelah masuk kin kode vrefikasinya yang ada alamat email sya tdk di temukan

  2. Leola says:

    If you wish for to increase your know-how simply keep visiting this web page and be updated with the hottest news update
    posted here.

    Nice Beaded Bridesmaid Dresses

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *