Ada banyak hal yang bisa membuat kamu berhalangan untuk bisa cek dan respon semua email satu persatu setiap waktu. Sedang liburan misalnya, atau mungkin karena sakit, atau karena alasan lainnya.

Kamu tak perlu khawatir, umumnya penyedia layanan email menyediakan fitur ‘Balas otomatis’ yang bisa kamu setel untuk hal ini.

Untuk pengguna Gmail, bisa baca halaman ini untuk proses penyetelan balas otomatis tbst.

Disini aku hanya akan fokus memberikan contoh-contoh kalimat balas otomatis berdasarkan kondisi kamu, dan hal-hal yang perlu diperhatikan.

Oke, langsung saja berikut ini akan aku berikan contohnya.

Yang perlu diperhatikan ketika membuat kalimat balasan otomatis

Tipsnya hampir sama sebenarnya dengan tips yang ada di tulisan ‘Tips menulis email formal yang baik dan benar‘ ini. Hanya saja, disini kita fokus menyampaikan informasi secara singkat dan padat secara otomatis.

1. Gunakan bahasa yang sesuai. Sesuaikan gaya bahasa yang akan kamu gunakan. Sesuaikan dengan siapa yang akan menerima balasan email tersebut. Bila kamu sering mendapatkan email masuk dari rekan – rekanmu saja, kamu mungkin bisa menggunakan bahasa yang tidak terlalu formal. Namun, bila kamu sering mendapatkan pesan dari ‘orang penting’ seperti klien, pelanggan, manajer, investor, dan lainnya, kamu sebaiknya menggunakan bahasa yang formal sehingga akan menambah kesan profesional.
2. Tampilkan informasi yang penting. Berikan informasi mengenai keberadaan kamu dan kondisi kamu saat ini. Beritahu juga kapan kamu akan kembali siap untuk bekerja dan masuk kantor. Mereka menunggu balasan email darimu. Jadi bila kamu tak membalasnya secara langsung, kamu tetap bisa memberikan informasi jelas kepada si pengirim email dan apa yang bisa mereka lakukan.
3. Pastikan kamu memberi tahu bahwa email tsbt adalah balasan otomatis. Untuk menghindari salah paham, kamu bisa sebutkan bahwa pesan tsbt adalah pesan balasan otomatis.
4. Gunakan kalimat singkat, padat dan jelas. Tujuannya supaya penerima bisa langsung tau inti dari email tsbt.

Contoh kalimat balasan email auto-reply pada situasi tertentu

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, untuk setting dan penggunaan auto-reply di gmail sudah dibahas ditulisan lainnya, kamu bisa cek artikel tersebut terlebih dahulu jika belum tau caranya.

1. Saat libur kerja

Kalau kamu sedang dalam keadaan libur kerja, dan tak mau memikirkan masalah pekerjaan, kamu bisa mengaktifkan fitur auto responder dengan membuat kalimat balasan seperti berikut:

2. Saat Keluar kota

Posisi kamu sedang tak berada dikantor. Kamu sedang berada diluar kota dan tak ingin memikirkan email – email yang masuk. Kamu aktifkan saja fitur auto responder dan buatlah kalimat balasan seperti berikut:

3. Saat tidak bisa menerima order atau pesanan

Bila kamu adalah seorang pebisnis, membuka jasa, atau setiap harinya menerima order dari pelanggan dan kamu menginginkan untuk berhenti menerima order sementara waktu, kamu bisa memberikan info tersebut kepada semua klien atau pelangganmu dengan mengaktifkan auto responder dan membuat kalimat seperti berikut:

4. Saat cuti dari kantor

Kamu sedang mengambil cuti beberapa hari dari kantor? Kamu bisa memanfaatkan fitur auto responder ini dan membuat kalimat balasan seperti berikut:

5. Saat sibuk dan tak ada waktu

Hari ini atau beberapa hari kedepan kamu sangat sibuk dan benar – benar tak ada waktu untuk membuka dan membalas email yang masuk satu persatu? Kamu juga sedang benar – benar tak ingin diganggu dan stop membuka email untuk beberapa waktu? Manfaatkanlah auto responder untuk meringankan bebanmu. Kamu bisa membuat kalimat seperti ini:

6. Saat ingin mengkonfirmasi email telah masuk

Hari ini atau beberapa hari kedepan akan banyak sekali pesan masuk ke email kamu, dan menuntut kamu untuk membalas satu persatu email mereka sebagai tanda konfirmasi bahwa email mereka telah masuk? Mengapa tidak aktifkan fitur auto responder! Buatlah kalimat seperti berikut untuk membalas pesan mereka semua secara otomatis:

Kesimpulan

Fitur auto responder atau pembalas pesan otomatis ini sangat amat berguna buat kamu yang sehari – harinya berjibaku dengan email.

Pembalas pesan otomatis ini juga lebih efektif bila digunakan saat kamu tak sempat membuka email yang masuk dan membalasnya, sehingga, pihak pengirim email tidak akan menunggu waktu yang lama untuk sekedar mendapatkan balasan email darimu. Selain itu, mereka juga akan dengan cepat mengetahui informasi tentangmu, dimana posisimu berada, kapan kamu akan kembali, atau tindakan apa yang sedang kamu lakukan terhadap email yang telah masuk, dan info lainnya.

Beberapa jenis situasi yang aku jelaskan diatas hanyalah contoh. Kamu bisa sesuaikan dengan kebutuhanmu. Yang paling penting kamu bisa terapkan tips – tips yang aku berikan. Silakan share informasi ini kepada rekan – rekanmu. Siapa tau mereka juga sedang mencari info seperti ini.