Bagi kamu yang dalam aktivitas sehari – harinya biasa menggunakan email, pasti banyak sekali pesan – pesan masuk dari banyak orang ke akun email kamu. Mulai dari klien, karyawan, rekan – rekan, murid/siswa jika kamu adalah seorang guru/dosen, dll.

Jika dalam satu hari saja ada banyak sekali pesan masuk ke email kamu, dan kamu harus membalasnya satu persatu, itu menjadi hal yang sulit jika kamu sedang melakukan kegiatan lainnya. Sedang liburan misalnya. Atau mungkin lagi sakit. Ada banyak hal yang bisa membuat kamu berhalangan untuk bisa cek dan respon semua email satu persatu.

Tetapi sebenarnya kamu tak perlu khawatir. Bila kamu pengguna Gmail, hal penting yang harus kamu tau adalah, Google Mail telah menyediakan fitur auto responder yang bisa kamu manfaatkan. Fitur tersebut digunakan untuk membalas pesan yang masuk ke email kamu secara otomatis.

Jadi kamu bisa mengaktifkan fitur tersebut, dan membuat kalimat balasan yang disesuaikan dengan kepentinganmu. Ketika ada pesan masuk ke akun email mu, maka Gmail secara otomatis akan membalas pesan tersebut dengan kalimat yang sebelumnya telah kamu atur. Sehingga pihak pengirim email yang membutuhkan tanggapan segera tidak akan menunggu dan bertanya – tanya mengapa email mereka tak kunjung mendapatkan balasan.

Karena pentingnya fitur auto responder ini, aku ingin memberikan beberapa tips dan contoh kalimat – kalimat yang dapat digunakan untuk membuat balasan pesan otomatis. Disini aku tidak menjelaskan bagaimana cara mengaktifkan fiturnya, kalau kamu belum tau bagaimana cara mengaktifkan dan menggunakan fiturnya, bisa baca di artikel ini bukugue.com/cara-menjawab-email-otomatis-saat-libur-dengan-fitur-auto-reply-gmail.

Oke, langsung saja berikut ini akan aku berikan contohnya.

A. Tips membuat kalimat balasan email otomatis

Tipsnya hampir sama sebenarnya dengan tips yang ada di tulisan ini : https://bukugue.com/cara-menulis-email-formal/, hanya saja, disini kita fokus menyampaikan informasi secara singkat dan padat secara otomatis.

1. Gunakan bahasa yang sesuai

Sesuaikan gaya bahasa yang akan kamu gunakan. Sesuaikan dengan siapa yang akan menerima balasan email tersebut. Bila kamu sering mendapatkan email masuk dari rekan – rekanmu saja, kamu bisa menggunakan bahasa yang tidak terlalu formal. Namun, bila kamu sering mendapatkan pesan dari ‘orang penting’ seperti klien, pelanggan, para CEO dan manajer, investor, dan lainnya, kamu sebaiknya menggunakan bahasa yang formal sehingga akan menambah kesan profesional.

2. Tampilkan informasi yang penting

Jangan gunakan kalimat yang panjang dan cenderung tidak jelas. Berikan saja informasi penting mengenai keberadaan kamu dan kondisi kamu saat ini. Beritahu juga kapan kamu akan kembali siap untuk bekerja dan masuk kantor. Mereka menunggu balasan email darimu. Jadi bila kamu tak membalasnya secara langsung, kamu tetap bisa memberikan informasi jelas kepada si pengirim email dan apa yang bisa mereka lakukan.

3. Penggunaan Kalimat Singkat dan jelas

Para pengirim email akan menunggu balasan atau sekedar menerima konfirmasi dari kamu. Jadi kamu sebaiknya membuat kalimat balasan email yang memberikan informasi dengan kalimat singkat dan jelas. Hal ini akan membuat si penerima email lebih mendapatkan kepastian dan kejelasan terhadap email yang mereka kirim.

4. Perhatikan format penulisan

Format penulisan menjadi penting walaupun hanya sekedar untuk membuat balasan email otomatis. Karena fitur “Smart Reply” yang dimiliki oleh Gmail didukung dengan teknologi AI sehingga terkesan kaku dan mungkin akan terlihat bahwa balasan email yang mereka terima berasal dari bot “Smart Reply” yang dimiliki oleh Gmail.

Buatlah format menulisan yang terkesan tidak kaku dan tetap terlihat seperti balasan pesan pada umumnya. Hal ini dilakukan supaya si penerima balasan email akan tetap merasa bahwa kamu lah yang membalas email mereka. Padahal kenyataannya kamu mengaktifkan fitur balasan otomatis untuk membalas email mereka.

B. Contoh kalimat balasan email auto-reply pada situasi tertentu

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, untuk setting dan penggunaan auto-reply di gmail udah dibahas diartikel lain, kamu bisa cek artikel tersebut terlebih dahulu jika belum tau caranya. Tadi  diatas udah dikasih linknya.

1. Saat libur kerja

Kalau kamu sedang dalam keadaan libur kerja, dan tak mau memikirkan masalah pekerjaan, kamu bisa mengaktifkan fitur auto responder dengan membuat kalimat balasan seperti berikut:

2. Saat Keluar kota

Posisi kamu sedang tak berada dikantor. Kamu sedang berada diluar kota dan tak ingin memikirkan email – email yang masuk. Kamu aktifkan saja fitur auto responder dan buatlah kalimat balasan seperti berikut:

3. Saat tidak menerima order atau pesanan

Bila kamu adalah seorang pebisnis, membuka jasa, atau setiap harinya menerima order dari pelanggan dan kamu menginginkan untuk berhenti menerima order sementara waktu, kamu bisa memberikan info tersebut kepada semua klien atau pelangganmu dengan mengaktifkan auto responder dan membuat kalimat seperti berikut:

4. Saat cuti dari kantor

Kamu sedang mengambil cuti beberapa hari dari kantor? Kamu bisa memanfaatkan fitur auto responder ini dan membuat kalimat balasan seperti berikut:

5. Saat sibuk dan tak ada waktu

Hari ini atau beberapa hari kedepan kamu sangat sibuk dan benar – benar tak ada waktu untuk membuka dan membalas email yang masuk satu persatu? Kamu juga sedang benar – benar tak ingin diganggu dan stop membuka email untuk beberapa waktu? Manfaatkanlah auto responder untuk meringankan bebanmu. Kamu bisa membuat kalimat seperti ini:

6. Saat ingin mengkonfirmasi email telah masuk

Hari ini atau beberapa hari kedepan akan banyak sekali pesan masuk ke email kamu, dan menuntut kamu untuk membalas satu persatu email mereka sebagai tanda konfirmasi bahwa email mereka telah masuk? Mengapa tidak aktifkan fitur auto responder! Buatlah kalimat seperti berikut untuk membalas pesan mereka semua secara otomatis:

Kesimpulan

Fitur auto responder atau pembalas pesan otomatis ini sangat amat berguna buat kamu yang sehari – harinya berjibaku dengan email.

Pembalas pesan otomatis ini juga lebih efektif bila digunakan saat kamu tak sempat membuka email yang masuk dan membalasnya, sehingga, pihak pengirim email tidak akan menunggu waktu yang lama untuk sekedar mendapatkan balasan email darimu. Selain itu, mereka juga akan dengan cepat mengetahui informasi tentangmu, dimana posisimu berada, kapan kamu akan kembali, atau tindakan apa yang sedang kamu lakukan terhadap email yang telah masuk, dan info lainnya.

Beberapa jenis situasi yang aku jelaskan diatas hanyalah contoh. Kamu bisa sesuaikan dengan kebutuhanmu. Yang paling penting kamu bisa terapkan tips – tips yang aku berikan. Silakan share informasi ini kepada rekan – rekanmu. Siapa tau mereka juga sedang mencari info seperti ini.