Cara menulis email formal dengan baik dan benar (untuk pemula)

Menulis email dengan baik dan benar merupakan hal yang penting, hal tersebut dikarenakan email merupakan salah satu fasilitas untuk berkomunikasi yang banyak digunakan saat ini.

Kelebihan dari email adalah kita tidak harus ada pada waktu  yang sama dengan  lawan bicara kita ketika berkomunikasi. Masalahnya saat mengirim email terkadang orang salah paham dengan maksud sebenarnya dari email tersebut.

Menurut penelitian baru-baru  ini dari Sendmail.com ditemukan bahwa 64% dari orang yang mengirim dan menerima email menimbulkan salah paham dan kebingungan yang tidak disengaja. Hal ini dikarenakan banyaknya jumlah email yang kita kirim dan terima.

Sangat  penting untuk menulis email dengan baik dan benar.  Menulis email yang  baik dan benar akan  mengurangi waktu kamu dalam  membaca email dan merespons email tersebut lebih cepat.

Baca juga : Cara mengirim file lampiran seperti photo, video, doc, dll melalui email gmail (simple dan cepat)

Banyak yang berkata bahwa menulis adalah suatu  keahlian dan seperti keahlian lainnya hal tersebut membutuhkan latihan.

Jadi, bagaimana cara menulis email dengan baik dan benar?

Tahapan dalam Menulis Email dengan Baik dan Benar

Sebelum masuk ke pembahasan mengenai hal ini, pastikan terlebih dahulu bahwa kamu sudah memiliki email. Tutorial ini menggunakan interface email gmail, jadi untuk pengguna email lain seperti yahoo ataupun outlook, tampilannya sedikit berbeda.

Jangan khawatir, esensi penulisan email tetap sama, terlepas dari layanan email yang kamu gunakan.

Yudha note :

Aku sendiri sebagai admin ga pernah menulis email formal, jadi aku ga bisa banyak komentar mengenai tulisan ini. Aku liat mba Ariesty Ramadayanti menggunakan tata cara penulisan formal seperti saat membuat surat biasa, dan sepertinya tata cara penulisan tsbt juga bisa dipakai di Email (surat eloktronik). So, rest assured my friends, setiap penulis disini setidaknya memiliki pemahaman lebih di bidang yg mereka tulis dibandingkan normal people like us.  😀

1. Ketahui Kepada Siapa kamu Akan Mengirim Email

Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah email, hal pertama yang harus kamu ketahui adalah alamat email penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima maka kamu tidak dapat mengirimkan sebuah email kepada orang tersebut.

Perhatikan gambar dibawah ini:

menulis email dengan baik dan benar

Pada baris To diisi dengan alamat email penerima utama. Selanjutnya pada baris Cc diisi dengan alamat email penerima tembusan/copy email (bagian ini boleh tidak diisi jika kamu tidak menginginkan orang lain untuk menerima email tersebut) dan pada baris Bcc sama seperti baris Cc, kamu tidak diwajibkan untuk mengisi baris ini.

2. Tulis Subject Email

Setelah kamu menuliskan alamat email penerima, langkah selanjutnya adalah menuliskan Subject/Judul pada email yang akan kamu kirim. Tulislah Subject/Judul email sesuai dengan tujuan pengiriman email.

Perhatikan gambar dibawah ini:

Contoh penulisan judul yang salahContoh penulisan judul yang benar
menulis email dengan baik dan benarmenulis email dengan baik dan benar

Dapat dilihat bahwa gambar diatas adalah contoh undangan untuk hadir pada sebuah acara seminar. Pada gambar pertama judul email terlihat tidak jelas (tidak tertulis seminar apa yang dimaksud). Sedangkan pada gambar kedua, judul terlihat lebih lengkap dan jelas (terdapat nama acara seminar yang dimaksud).

3. Tuliskan Salam Pembuka

Sebagai salah satu etika dalam mengirimkan email, ada baiknya email yang kamu akan kirimkan diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka tidak harus formal, hal tersebut tergantung dengan penerima email.

Contoh salam pembuka formal

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat

Jika kamu memiliki hubungan baik dengan penerima email maka kamu dapat menuliskan salam pembuka yang tidak formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau “Selamat Pagi/Siang/Sore”.

4. Menuliskan Tujuan

Email yang baik selalu memiliki tujuan yang jelas. Ketika kamu  ingin menulis email, pikirkan sejenak dan  tanyakan  pada diri kamu, “ Untuk apa saya mengirim email ini?”. Jika kamu tidak bisa menjawab pertanyaan ini, kamu tidak seharusnya mengirimkan email.

Lalu tanyakan pada diri kamu ; “Apakah email ini penting?”. Kirimlah email mengenai sesuatu hal yang penting untuk menunjukan sikap sopan kepada penerima email. Jika sudah menentukan tujuan kamu, tulislah hal tersebut pada body email secara singkat, padat dan jelas.

Berikut adalah contoh pengiriman email yang bertujuan untuk kerjasama perusahaan:

menulis email dengan baik dan benar

 

5. Tuliskan Salam Penutup

Pada bagian akhir kamu dapat menuliskan salam penutup seperti,  “Hormat Saya”, “Regards”, tergantung situasinya.

Berikut contoh salah penutup formal:

Best Regards,

ArzLock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. xxxx No. xxx
Tlp. 021- xxxxx Ext. xxx
Hp. +62 xxxxx -xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com

6. Bersikap Sopan

Banyak Orang sering berpikir bahwa email terlihat kurang formal dibandingkan surat tradisional. Tapi pesan yang kamu kirim merupakan cerminan diri kamu sendiri, jadi diperlukan tingkat formalitas tertentu tergantung penerima email.

Jika kamu berhubungan baik dengan penerima email, kamu dapat menggunakan Bahasa tidak formal dan singkatan umum. Dan sebaliknya jika kamu ingin mengirim email kepada seseorang yang belum ada kenal baik gunakan Bahasa formal.

Penerima dapat memutuskan untuk mencetak email dan membaginya dengan orang lain, jadi bersikap sopan dalam mengirim email sangatlah penting.

7. Periksa Gaya Bicara kamu

Ketika kamu bertemu orang secara langsung, kamu menggunakan bahasa tubuh, nada suara, dan ekspresi wajah untuk mengungkapkan maksud kamu. Dalam berkomunikasi melalui email hal tersebut tidak dapat dilakukan, dan ini berarti bahwa kamu tidak dapat mengetahui penerima email telah salah paham dengan pesan kamu.

Pilihan kata-kata, kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi yang mudah dimengerti tanpa isyarat visual dan pendengaran. kamu dapat melihat pada contoh di bawah ini,

Dear Revi,

Segera kirimkan laporan yang diminta oleh Kepala Divisi

atau saya tidak akan ada materi untuk rapat besok.

Regards,

Hari

Dear Revi,

Sehubungan dengan meeting yang dilakukan

bersama Kepala Divisi kemarin, Apakah bisa

laporan saya terima hari ini? Karena laporan

tersebut akan saya gunakan sebagai materi

rapat besok.

Regards,

Hari

Pada gambar diatas terlihat Hari mengirimkan sebuah email kepada Revi. Di kotak pertama kamu mungkin berpikir bahwa Hari merasa frustrasi atau marah, tapi jika kamu lihat pada kolom selanjutnya ketika gaya penulisan diubah, Hari tidak menunjukan rasa marah.

8. Koreksi Tulisan

Sebelum Anda menekan tombol “kirim,” luangkan waktu sejenak untuk meninjau kembali email kamu karena kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca bias saja terjadi saat penulisan. Pesan email Anda mencerminkan citra kamu, jadi kamu bisa saja terlihat buruk jika mengirimkan pesan yang mengandung kesalahan ketik.

Saat kamu mengoreksi, perhatikan baik-baik panjang email Anda. Orang lebih cenderung membaca email singkat daripada yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan tulis email kamu sesingkat mungkin, tanpa mengecualikan informasi yang ingin disampaikan.

Ingat bahwa email yang kamu kirim adalah cerminan diri kamu. Jadi tulislah email secara singkat, padat dan jelas, lalu bayangkan bagaimana orang lain bisa menafsirkan nada pesan Anda. Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa yang telah kamu tulis sebelum mengklik tombol “kirim”.

Itulah tata cara menulis email dengan baik dan benar, jika ada yang ingin ditanyakan jangan sungkan untuk bertanya.

ArzLock19

Ariesty Ramadayanti (ArzLock19) earned her Bachelor’s degree from Major Information System, at Esa Unggul University in 2013 and currently she is working at Departement of Career Development at Esa Unggul University and she can be reached through taemin.shinee1973@gmail.com

9 Responses

  1. moh ali says:

    thanks atas info nya

  2. Fernanda says:

    Terimakasih atas infonya.

  3. Hamdani says:

    Info yg bermanfaat, terimakasih banyak..!!

  4. Zainal says:

    Izin baca

  5. Anon says:

    Sangat bermanfaat Kak. Xie xie^^

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *