Cara menulis email formal yang baik dan benar (untuk pemula)

Menulis email dengan baik dan benar merupakan hal yang penting, hal tersebut dikarenakan email merupakan salah satu fasilitas untuk berkomunikasi formal yang banyak digunakan saat ini.

Kelebihan dari email adalah kita tidak harus ada pada waktu yang sama dengan  lawan bicara kita ketika berkomunikasi. Masalahnya saat mengirim email terkadang orang salah paham dengan maksud sebenarnya dari email tersebut karena pengguna yang masih awam dalam berkomunikasi dengan email.

Menurut penelitian baru-baru  ini dari Sendmail.com ditemukan bahwa 64% dari orang yang mengirim dan menerima email menimbulkan salah paham dan kebingungan yang tidak disengaja. Hal ini dikarenakan banyaknya jumlah email yang kita kirim dan terima.

Sangat  penting untuk menulis email dengan baik dan benar.  Menulis email yang baik dan benar akan mengurangi waktu kamu dalam membaca email dan merespons email tersebut.

Selain itu, menulis email yang benar, akan membuat kamu terlihat lebih profesional. Untuk calon pekerja, minimal harus tau mengenai hal ini, misalnya untuk mengirimkan surat lamaran kerja atau untuk pekerja mungkin untuk mengirim laporan kinerja ataupun hasil kerja ke atasan.

Tips dalam menulis email formal yang baik dan benar

Sebelum masuk ke pembahasan mengenai hal ini, pastikan terlebih dahulu bahwa kamu sudah memiliki email gmail,karena tutorial kali ini menggunakan interface email gmail, jadi untuk pengguna email lain seperti email yahoo ataupun outlook, tampilannya sedikit berbeda.

Jangan khawatir, esensi penulisan email tetap sama, terlepas dari layanan email yang kamu gunakan.

Penulisan email formal bisa dibilang mirip dengan surat formal atau di adaptasi dari penulisan surat formal. Jadi kalau kamu sudah terbiasa menulis surat formal, kamu bisa terapkan pengetahuan tersebut di email.

Penting untuk diketahui, tidak semua komunikasi lewat email harus formal, hanya saja, jika terkait pekerjaan dan menyangkut hal penting lainnya, aku sarankan untuk meluangkan waktu dan membuat pesan email yang baik dan jelas. Agar tidak terjadi salah paham, dan masalah lainnya.

1. Ketahui Kepada Siapa kamu Akan Mengirim Email

Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah email, hal pertama yang harus kamu ketahui adalah alamat email penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima maka kamu tidak dapat mengirimkan sebuah email kepada orang tersebut.

Pada baris To diisi dengan alamat email penerima utama. Selanjutnya pada baris CC diisi dengan alamat email penerima tembusan/copy email (bagian ini boleh tidak diisi jika kamu tidak menginginkan orang lain untuk menerima email tersebut) dan pada baris BCC sama seperti baris CC, kamu tidak diwajibkan untuk mengisi baris ini.

Baca juga : Apa itu CC dan BCC ? dan apa perbedaan CC dan BCC di email (Untuk kamu yang ingin tau apa itu cc dan bcc serta bagaimana penggunaannya yang benar, CC dan BCC biasa digunakan untuk pesan berisi tembusan ke alamat email tertentu. SIlahkan baca di link diatas untuk lebih jelasnya)

2. Tulis Subject Email

Setelah kamu menuliskan alamat email penerima, langkah selanjutnya adalah menuliskan Subject/Judul pada email yang akan kamu kirim. Tulislah Subject/Judul email sesuai dengan tujuan pengiriman email.

Dapat dilihat bahwa gambar diatas adalah contoh undangan untuk hadir pada sebuah acara seminar. Pada gambar pertama judul email terlihat tidak jelas (tidak tertulis seminar apa yang dimaksud). Sedangkan pada gambar kedua, judul terlihat lebih lengkap dan jelas (terdapat nama acara seminar yang dimaksud).

3. Tuliskan Salam Pembuka

Sebagai salah satu etika dalam mengirimkan email, ada baiknya email yang kamu akan kirimkan diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka tidak harus formal, hal tersebut tergantung dengan penerima email.

Contoh salam pembuka formal :

Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan HRD

PT. xxxx

Di tempat

Jika kamu memiliki hubungan baik dengan penerima email maka kamu dapat menuliskan salam pembuka yang tidak formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau β€œSelamat Pagi/Siang/Sore”.

4. Menuliskan Tujuan

Email yang baik selalu memiliki tujuan yang jelas. Ketika kamu  ingin menulis email, pikirkan sejenak dan  tanyakan  pada diri kamu, β€œ Untuk apa saya mengirim email ini?”. Jika kamu tidak bisa menjawab pertanyaan ini, kamu tidak seharusnya mengirimkan email.

Lalu tanyakan pada diri kamu ; β€œApakah email ini penting?”. Kirimlah email mengenai sesuatu hal yang penting untuk menunjukan sikap sopan kepada penerima email. Jika sudah menentukan tujuan kamu, tulislah hal tersebut pada body email secara singkat, padat dan jelas.

Berikut adalah contoh pengiriman email yang bertujuan untuk kerjasama perusahaan:

5. Tuliskan Salam Penutup

Pada bagian akhir kamu dapat menuliskan salam penutup seperti,  β€œHormat Saya”, β€œRegards”, tergantung situasinya. Berikut contoh salah satu salam penutup yang formal:

Best Regards,

ArzLock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. xxxx No. xxx
Tlp. 021- xxxxx Ext. xxx
Hp. +62 xxxxx -xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com

Yudha note: Ini adalah signature/tanda tangan elektronik di pesan email. Kamu bisa set agar signature email terisi otomatis tiap kamu akan mengirimkan pesan email baru.

6. Lampirkan dokumen jika perlu

Tidak semua pesan email perlu lampiran, tapi jika dirasa perlu, kamu bisa melampirkan dokumen atau photo sebagai pelengkap.

Misalnya saat kamu akan mengirimkan surat lamaran kerja. Akan lebih baik jika selain dari email tersebut, kamu juga melampirkan CV (curriculum vitae) kamu.

7. Bersikap Sopan

Banyak Orang sering berpikir bahwa email terlihat kurang formal dibandingkan surat tradisional. Tapi pesan yang kamu kirim merupakan cerminan diri kamu sendiri, jadi diperlukan tingkat formalitas tertentu tergantung penerima email.

Jika kamu berhubungan baik dengan penerima email, kamu dapat menggunakan bahasa tidak formal dan singkatan umum. Dan sebaliknya jika kamu ingin mengirim email kepada seseorang yang belum dikenal dengan baik, gunakan bahasa formal.

Penerima dapat memutuskan untuk mencetak email dan membaginya dengan orang lain, jadi bersikap sopan dalam mengirim email sangatlah penting.

8. Periksa Gaya Bicara kamu

Ketika kamu bertemu orang secara langsung, kamu menggunakan bahasa tubuh, nada suara, dan ekspresi wajah untuk mengungkapkan maksud kamu. Dalam berkomunikasi melalui email hal tersebut tidak dapat dilakukan, dan ini berarti bahwa kamu tidak dapat mengetahui penerima email telah salah paham dengan pesan kamu.

Pilihan kata-kata, kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi yang mudah dimengerti tanpa isyarat visual dan pendengaran. kamu dapat melihat pada contoh di bawah ini.

Skenario 1:

Dear Revi,

Segera kirimkan laporan yang diminta oleh Kepala Divisi atau saya tidak akan ada materi untuk rapat besok.

Regards,

Hari

Skenario 2 :

Dear Revi,

Sehubungan dengan meeting yang dilakukan bersama Kepala Divisi kemarin, apakah bisa laporan saya terima hari ini?

Karena laporan tersebut akan saya gunakan sebagai materi rapat besok.

Regards,

Hari

Pada contoh diatas terlihat Hari mengirimkan sebuah email kepada Revi. Di Skenario pertama kamu mungkin berpikir bahwa Hari merasa frustrasi atau marah, tapi jika kamu lihat pada kolom selanjutnya ketika gaya penulisan diubah, Hari tidak menunjukan rasa marah.

9. Koreksi Tulisan Sebelum Dikirim

Sebelum kamu menekan tombol β€œkirim,” luangkan waktu sejenak untuk meninjau kembali email kamu karena kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca bisa saja terjadi saat penulisan. Cek juga apakah kamu perlu memformat tulisan kamu, misalnya apakah ada yang perlu di bold atau garis miring mungkin.

Pesan email Kamu mencerminkan citra kamu, jadi kamu bisa saja terlihat buruk jika mengirimkan pesan yang mengandung kesalahan ketik.

Saat kamu mengoreksi, perhatikan baik-baik panjang email Kamu. Orang lebih cenderung membaca email singkat daripada yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan tulis email kamu sesingkat mungkin, tanpa mengurangi informasi penting yang ingin disampaikan.

Ingat bahwa email yang kamu kirim adalah cerminan diri kamu. Jadi tulislah email secara singkat, padat dan jelas, lalu bayangkan bagaimana orang lain bisa menafsirkan nada pesan Kamu. Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa yang telah kamu tulis sebelum mengklik tombol β€œkirim”.


Itulah tata cara menulis email dengan baik dan benar, jika ada yang ingin ditanyakan jangan sungkan untuk bertanya. Oh iya, dibawah ada tombol share, buat yang belum tau, apa fungsi tombol share, cobain aja dibawah πŸ˜›

Detail Lainnya

Terbit:

Terakhir diperbarui:

Kategori:

Tulisan Lain Yang Mungkin Kamu Suka

29 tanggapan

  1. Avatar moh ali
    moh ali

    thanks atas info nya

    1. Avatar yudha
      yudha

      sip deh mas

  2. Avatar Fernanda
    Fernanda

    Terimakasih atas infonya.

  3. Avatar Hamdani
    Hamdani

    Info yg bermanfaat, terimakasih banyak..!!

  4. Avatar Agus
    Agus

    Thanks

  5. Avatar Zainal
    Zainal

    Izin baca

    1. Avatar yudha
      yudha

      di izinkan πŸ˜€

  6. Avatar Anon
    Anon

    Sangat bermanfaat Kak. Xie xie^^

    1. Avatar yudha
      yudha

      thanks juga udah berkunjung πŸ™‚

  7. Avatar Sukari
    Sukari

    Sangat bermanfaat.
    Terimakasih

  8. Avatar Joss
    Joss

    izin koreksi bosku,
    tidak perlu ditulis : Kepada Yth.
    Cukup Kepada saja atau Yth. saja.
    Sumber dari buku bahasa indonesia

    1. Avatar yudha
      yudha

      Thanks koreksinya mas, untuk penulisan formal aku jujur memang kurang ahli.

  9. Avatar Istanbul Turkey Restaurant
    Istanbul Turkey Restaurant

    terima kasih atas pelajaran yang diberikan…

  10. Avatar top marco top
    top marco top

    wawasanku bertambah, terima kasih bang

    1. Avatar yudha
      yudha

      sama2 bos πŸ˜€ .. thanks jg udah berkunjung..

  11. Avatar Aidil
    Aidil

    sangat bermanfaat

    1. Avatar yudha
      yudha

      sipp deh.. kalau ada saran jangan sungkan untuk sampai kan..

  12. Avatar Sabil
    Sabil

    Ok, Nice Infonya semoga bisa ku applikasikan.. aamiin.

    1. Avatar yudha
      yudha

      Sip deh mba… semoga berhasil πŸ™‚

  13. Avatar Dwii
    Dwii

    Terimakasih

    1. Avatar yudha
      yudha

      Sip deh.. πŸ™‚

  14. Avatar Ayi
    Ayi

    tidak bisa buat email yg hilang tiaba tiba

    1. Avatar yudha
      yudha

      hilang kenapa mba bro?

  15. Avatar ave santos
    ave santos

    Terima kasih atas petunjuknya

    1. Avatar yudha
      yudha

      Sip πŸ™‚

  16. Avatar sarah
    sarah

    Thanks ya mbak/mas, utk bantuannya πŸ™God bless alwaysπŸ˜‡

    1. Avatar yudha
      yudha

      Sip deh.. πŸ™‚

  17. Avatar Silvestrelli Sinaga
    Silvestrelli Sinaga

    Thanks ya bang

    1. Avatar yudha
      yudha

      Sip.. πŸ™‚

Tinggalkan Balasan ke ave santos Batalkan balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *