Selama kamu menjadi pengguna aktif email, sudahkah kamu mencantumkan “signature” atau “tanda tangan elektronik” di email kamu? Atau jika kamu merupakan bagian dari bisnis atau perusahaan, sudahkah kamu mencantumkan “signature” di setiap email bisnis mu?

Jika jawabannya adalah belum, aku menyarankan untuk segera membuatnya. Namun, jika jawabannya adalah sudah, apakah signature email yang dicantumkan sudah baik dan benar?

Signature email memang terlihat seperti hal yang sepele, tapi pada kenyataannya signature email merupakan salah satu bagian penting dari sebuah email.

“Signature” atau “Tanda tangan eletronik” ini merupakan identitas diri si pengirim email. Dengan signature, si penerima email akan mengetahui siapa yang sedang berbicara dengannya.

Di beberapa artikel sebelum sudah dijelaskan cara mengatur signature supaya otomatis ditambahkan ke pesan email kita,

• Cara mengatur atau menambahkan signature email di Gmail
• Cara mengatur atau menambahkan signature email di Yahoo mail

Di artikel ini aku akan memberikan tips – tips sekaligus contoh signature email yang baik dan benar. Simak penjelasannya dibawah ini.

Tips – tips membuat signature email yang baik

1. Cantumkanlah nama, gelar, jabatan, dan nama perusahaan yang jelas. Jika kamu mengirim email secara personal, cantumkanlah nama lengkap beserta gelar yang kamu miliki jika ada. Namun, jika kamu mewakili perusahaan, cantumkanlah nama lengkap, gelar, dan jabatan kamu di perusahaan tersebut beserta nama perusahaan-nya. Hal ini dilakukan agar mereka (orang/perusahaan yang dikirimi email) tahu, siapa yang sedang berbicara dengannya.
2. Cantumkan alamat dengan benar. Kalau kamu pengirim email secara personal, sebaiknya cantumkan alamat dengan singkat saja. Tidak perlu mencantumkan alamat tinggal secara spesifik, cukup nama kabupaten, dan provinsi. Namun, jika kamu mewakili perusahaanmu, cantumkanlah alamat perusahaan secara spesifik, nama kabupaten dan provinsi.
3. Tambahkan nomor telepon aktif yang dapat dihubungi jika dirasa diperlukan. Untuk pengguna email personal mungkin hal ini tidak terlalu diperlukan, namun untuk pengguna email perusahaan sebaiknya cantumkan nomor telepon aktif yang dapat dihubungi, supaya pembaca email dapat dengan mudah bila sewaktu – waktu mereka membutuhkanmu dan meneleponmu secara langsung.
4. Cantumkan alamat website aktif bila diperlukan. Untuk pengguna email personal, mungkin hal ini tidak terlalu diperlukan. Namun jika kamu punya situs portfolio, ada baiknya ditambahkan kesana. Sedangkan untuk perusahaan, menambahkan website perusahaan cukup penting menurutku.
5. Tambahkan foto atau logo. Bagi kamu yang menggunakan email secara personal, bisa kamu tambahkan foto diri didalam signature emailnya. Tetapi sebaiknya tambahkan foto dengan pose formal dan bukan foto selfie atau wefie supaya terlihat lebih profesional. Untuk signature email perusahaan, tambahkan logo perusahaan supaya signature terlihat lebih profesional dan meyakinkan.
6. Jangan menambahkan terlalu banyak informasi dalam signature. Pastikan hanya informasi penting yang dirasa perlu saja untuk ditambahkan. Jangan terlalu berlebihan dalam menambahkan informasi di signature email.
7. Pastikan info dalam signature tetap relevan. Pastikan informasi yang tertera di signature tersebut tetap relevan. Misalnya, bila berganti nomor telepon atau berpindah domisili, hendaknya info yang tertera di signature email segera diubah dari bagian pengaturan.

Contoh kalimat tanda tangan elektronik (signature) berdasarkan kondisi

Setelah tadi aku jelaskan tentang tips – tips membuat signature email yang baik, kini saatnya melihat pada contoh yang akan aku berikan.

1. Contoh signature personal untuk mahasiswa/karyawan

Bisa dilihat pada contoh signature diatas. Sebelum membuat signature di bagian “pengaturan”, hendaknya kamu enter beberapa kali untuk memberikan ruang yang lebih untuk menulis pesan email.

Signature personal yang dibuat juga tidak berlebihan. Hanya terdiri dari 3 baris saja. Seperti yang telah ku jelaskan sebelumnya mengenai tips – tips pembuatan signature, tambahkanlah nama dan gelar di baris awal, lalu selanjutnya disusul dengan alamat di baris berikutnya. Sedangkan nomor telepon dan alamat email dibaris ketiga.

Bisa saja bila ingin meletakkan alamt email dibaris berikutnya, namun tentu akan menambah jumlah baris, sehingga akan terlihat lebih banyak. Maka aku menggabungkan antara nomor telepon dan alamat email supaya lebih ramping.

Lalu, supaya terlihat profesional, tambahkanlah foto diri. Gunakan foto yang bergaya formal. Bukan selfie ataupun wefie. Dengan foto diri, maka kamu akan terlihat meyakinkan dimata pembaca email.

Setiap kamu mengirim email personal yang tidak ada hubungannya dengan bisnis atau perusahaan tertentu, kamu bisa menggunakan contoh signature diatas.

2. Contoh signature perusahaan/bisnis

Cobalah kamu bandingkan contoh signature untuk perusahaan dengan contoh signature untuk personal yang telah dibahas diatas. Bisakah melihat perbedaannya? Memang tak banyak perbedaan, namun penting untuk membedakannya.

Signature untuk perusahaan atau bisnis dibuat dengan sederhana juga. Terdiri dari 4 baris pun sudah cukup. Mengacu pada penjelasanku sebelumnya mengenai tips – tips pembuatan signature, tambahkanlah nama dan gelar di baris awal, lalu selanjutnya disusul dengan jabatan dan nama perusahaan yang diwakilkan bila kamu megirim email untuk mewakili perusahaan/bisnis, lalu berikan alamat spesifik di baris berikutnya. Sedangkan nomor telepon dan alamat email dibaris terakhir

Bila memiliki nomor telepon lebih dari satu atau alamat email, alamat sosmed, dan alamat lainnya yang lebih dari satu, sebaiknya jangan ditambahkan kedalam signature email. Cukup pilih satu saja yang paling sesuai.

Lalu, supaya terlihat profesional, tambahkanlah logo perusahaan. Dengan ditambahkannya logo, maka email yang dikirimkan oleh perusahaan/bisnis akan terlihat meyakinkan dimata pembaca email.

Nah, setiap kamu mengirim email yang ada hubungannya dengan bisnis atau perusahaan tertentu, atau kamu mewakilkan pihak perusahaan, kamu bisa menggunakan contoh signature diatas.

Buatlah signature email yang sesuai dengan posisimu, apakah hanya email personal atau email yang mewakili perusahaan. Jangan terlalu banyak memberikan informasi kedalam signature. Berikanlah info yang pokok saja. Tiga atau empat baris pun sudah dirasa cukup.

Jangan lupa untuk berikan tanggapan mu di kolom komentar dibawah ini.