Mengenal apa itu Email? Cara kerja, Fungsi dan Jenisnya (Panduan lengkap)

Dikehidupan sehari-hari kamu pasti pernah dengar istilah email. Mungkin kamu sudah punya gambaran sebenarnya apa itu email, namun tidak gambaran lengkapnya.

Nah disini aku akan jelaskan semuanya mulai dari yang paling dasar. Mengenai apa itu email, kenapa email itu penting, gimana sih cara kerjanya, jenis-jenisnya, dan banyak lagi. Silahkan disimak.

Apa itu email?

Email adalah singkatan dari ‘Electronic mail’, atau kalau dalam bahasa Indonesia-nya adalah ‘Surat elektronik’ atau ‘Surel’, merupakan sistem komunikasi yang memungkinkan kamu untuk mengirim dan menerima pesan melalui internet.

Kamu bisa mengirim pesan elektronik dari alamat emailmu ke alamat email orang lain. Baik itu antara penyedia layanan email yang sama, ataupun antar penyedia layanan email yang berbeda. Semua penyedia layanan email, baik yang pernah kamu dengar, seperti Gmail dan Yahoo, ataupun yang mungkin tidak pernah kamu dengar sama sekali seperti ‘Tutanota‘, semuanya bisa saling berkirim dan menerima pesan tanpa ada batasan.

Sejarah singkat email

Email mulai ada dan digunakan pada tahun 1970-an dan mengalami perkembangan yang pesat sejak saat itu. Awalnya, email digunakan oleh sebagian kecil orang, terbatas pada kalangan ilmuwan dan ahli teknologi.

Tapi seiring dengan semakin banyaknya orang yang punya akses internet, email pun menjadi semakin umum digunakan dan sekarang sudah menjadi salah satu cara komunikasi yang paling populer di dunia.

Kalau kamu tertarik mendalami sejarah email, kamu bisa baca halaman wikipedia terkait hal ini.

Fungsi email

Email punya peran penting dalam dunia digital seperti sekarang ini. Email bisa digunakan untuk mengirim pesan pribadi, berbagi informasi, mengirimkan file atau dokumen, digunakan sebagai ID (pengganti nomor telepon) untuk mendaftar di situs tertentu, dan masih banyak lagi.

Lewat email, kamu bisa berkomunikasi dengan cepat dan efisien dengan orang-orang di seluruh dunia.

Walaupun saat ini ada WhatsApp ataupun Facebook dan Twitter yang bisa kita gunakan untuk berkomunikasi dengan orang dari berbagai belahan dunia, email tetap ada. Ini karena email sendiri adalah cara berkomunikasi yang spesifik dan punya manfaat yang tidak tergantikan dengan media lainnya yang ada saat ini.

Sebagai contoh, berkirim pesan via SMS tetap ada sampai sekarang, walaupun sudah ada panggilan suara dan panggilan video. Walaupun ada media lain seperti WhatsApp untuk berkirim pesan, berkirim pesan via SMS masih tetap dilakukan orang. Ini karena SMS sendiri adalah salah satu media komunikasi, dan walaupun penggunaannya jauh menurun dibandingkan sebelum ada WhatsApp, tapi bukan berarti SMS tidak lagi digunakan.

Dalam kehidupan sehari-hari, email juga sama seperti SMS tadi, punya peran yang tidak tergantikan sehingga masih tetap digunakan oleh netizen diseluruh dunia.

Cara kerja email secara ringkas

Berikut ini penjelasan secara umum tentang bagaimana email bekerja mulai dari pengiriman hingga penerimaan. Akan ada istilah seperti protokol SMTP, POP, dll. Ini nanti akan dijelaskan lebih lanjut, jadi pahami sedikit proses singkatnya, nanti setelah membaca penjelasan terkait hal tsbt gambarannya akan jadi lebih jelas.

Pertama proses pengiriman email,

  • Saat kamu menulis dan mengirim email dari aplikasi klien email seperti Gmail atau Outlook, email tersebut dikirim melalui protokol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
  • SMTP menginisiasi kontak dengan server email pengirim dan menggunakan protokol yang telah ditentukan untuk mengirim email ke server email penerima.
  • Jika server email pengirim dan penerima berada di server yang sama, pengiriman email bisa langsung terjadi pada server tersebut. Namun, jika server email penerima berbeda, SMTP akan menggunakan MX record dari domain penerima untuk menentukan alamat server email yang tepat untuk pengiriman.

Proses perjalanan email (data) melalui jaringan internet,

  • Saat dikirim dari server email pengirim, email bergerak melalui jaringan internet menggunakan protokol SMTP dan infrastruktur yang ada.
  • Email berpindah melalui berbagai router dan server yang membantu mengarahkan dan mengirimkan pesan ke tujuan akhir.

Proses penerimaan email disisi penerima,

  • Setelah email mencapai server email penerima, server tersebut menyimpan email dalam kotak masuk (inbox) penerima.
  • Penerima dapat mengakses email melalui webmail (melalui browser) atau aplikasi email (seperti Outlook atau Thunderbird) menggunakan protokol POP atau IMAP.

Interaksi penerima dengan pesan email tsbt,

  • Setelah email diunduh ke aplikasi email ataupun dilihat via webmail, pengguna dapat membaca, menulis, membalas, meneruskan, menghapus, atau mengelola email sesuai kebutuhan mereka.

Demikianlah penjelasan secara umum tentang bagaimana email bekerja mulai dari pengiriman hingga penerimaan. Perlu diingat bahwa penjelasan ini bersifat umum dan dapat bervariasi tergantung pada konfigurasi dan pengaturan spesifik dari server email yang digunakan.

Dititik ini kamu akan sedikit bingung karena banyaknya istilah baru, tapi jangan khawatir, dibawah akan dijelaskan singkat mengenai hal tsbt.

Protokol yang digunakan dalam sistem komunikasi email

Dalam konteks teknologi informasi, protokol adalah seperangkat aturan dan prosedur yang ditentukan secara standar untuk memungkinkan komunikasi, pertukaran data, dan interaksi antara sistem atau perangkat yang berbeda dalam sebuah jaringan.

Dengan adanya protokol, perangkat dan sistem yang berbeda dapat berkomunikasi dan bekerja sama secara efektif, bahkan jika mereka memiliki perbedaan dalam struktur, sistem operasi, atau bahasa pemrograman yang digunakan. Protokol menjadi landasan penting dalam menjaga interoperabilitas dan keamanan dalam komunikasi jaringan.

Nah yang digunakan dalam sistem komunikasi email setidaknya ada tiga protokol, SMTP, POP dan IMAP.

a. Protokol SMTP

Protokol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) adalah protokol standar yang digunakan untuk mengirim email (outgoing email) melalui jaringan komputer. SMTP berfungsi sebagai jembatan untuk mengantarkan pesan email melalui internet dengan menggunakan aturan dan format yang telah ditentukan.

Protokol ini memastikan bahwa email sampai ke server email penerima yang tepat berdasarkan alamat email penerima.

Baca disini untuk informasi lebih lanjut, bukugue.com/istilah/email/apa-itu-smtp-fungsinya-dan-cara-kerjanya/

b. Protokol POP dan IMAP

Protokol POP (Post Office Protocol) atau IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol yang mengatur penerimaan email (incoming email). Protokol-protokol ini digunakan oleh klien email untuk mengambil email dari server email penerima.

  • Dalam protokol POP, email diunduh ke perangkat klien dan biasanya dihapus dari server, meskipun ada opsi untuk meninggalkannya di server.
  • Dalam protokol IMAP, protokol yang lebih modern, email tetap disimpan di server dan klien email dapat mensinkronkan tindakan pada email antara server dan perangkat klien.

Kedua protokol ini punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Silahkan baca disini untuk pemahaman lebih lanjut: bukugue.com/istilah/email/apa-itu-pop-mail-dan-imap-bagaimana-cara-kerjanya-dan-apa-berbedaannya/

Penyedia layanan untuk berkirim email

Untuk bisa berkirim email dan menerima email, kamu perlu akses ke server yang menyediakan layanan mengelola email.

Kamu bisa membuat server pengelola email sendiri, namun hal tsbt tentu tidak mudah. Aku sendiri pernah testing membuat server email dengan rainloop untuk situs bukugue.com ini, tapi memang karena tidak terlalu butuh dan ribetnya proses tsbt, aku putuskan untuk berhenti. Aku bahkan tidak yakin apakah waktu itu serverku bisa mengirim email dengan benar.

Nah, kalau kamu mau yang mudah, maka kamu bisa mendaftar ke penyedia layanan email. Ada penyedia layanan email yang berbayar dan ada juga yang gratis. Disini aku akan jelaskan yang gratis dulu, mungkin ditulisan lain akan aku tambahkan terkait layanan email berbayar. Berikut layanan email gratis yang populer tersebut,

  1. Gmail. Gmail adalah layanan email yang disediakan oleh Google.
  2. Outlook. Outlook adalah layanan email yang disediakan oleh Microsoft.
  3. Yahoo Mail. Yahoo Mail adalah salah satu layanan email tertua dan masih populer hingga saat ini.
  4. AOL.
  5. Proton Mail.
  6. GMX.

Perbedaan dalam bagaimana kamu mengakses dan mengelola email

Saat ini ada dua metode dalam mengakses email, yaitu webmail dan aplikasi email klien, hal ini beberapa kali disebutkan juga dalam penjelasan terkait cara kerja email sebelumnya.

a. Webmail (Mengelola melalui situs penyedia layanan)

Webmail adalah sebuah antarmuka yang memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola email mereka melalui browser web.

Untuk menggunakan webmail, pengguna hanya perlu membuka browser dan mengakses situs webmail yang sesuai, seperti

Pengguna dapat login ke akun email mereka menggunakan nama pengguna dan kata sandi, dan kemudian dapat membaca, menulis, mengirim, dan mengelola email langsung melalui antarmuka web yang disediakan oleh penyedia layanan email.

Webmail memungkinkan akses yang mudah dari mana saja dengan koneksi internet dan tidak memerlukan instalasi aplikasi tambahan.

b. Aplikasi klien email (Mengelola melalui aplikasi pengakses email)

Aplikasi pengakses email adalah perangkat lunak yang diinstal di komputer atau perangkat lainnya yang memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola email secara lokal.

Aplikasi email klien dapat berupa aplikasi komputer seperti Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, atau Apple Mail, atau aplikasi untuk mobile seperti Gmail App atau Yahoo Mail App.

Aplikasi email klien berfungsi sebagai antarmuka pengguna untuk mengirim, menerima, membaca, dan mengelola email dari berbagai akun email yang dikonfigurasi di dalamnya.

Perbedaan utama antara akses melalui situs webmail dan aplikasi email klien adalah bahwa webmail diakses melalui browser web tanpa memerlukan instalasi tambahan, sementara aplikasi email klien merupakan perangkat lunak yang diinstal di perangkat pengguna.

Struktur dan contoh alamat email

Struktur alamat email terdiri dari beberapa komponen yang membantu mengidentifikasi pengguna dan lokasi tujuan.

Berikut adalah penjelasan mengenai struktur alamat email dengan menggunakan alamat email ‘muhammadyudha@outlook.com‘ sebagai contoh.

  1. Bagian Pengguna (Username): muhammadyudha
    • Bagian pengguna adalah bagian sebelum simbol “@” dalam alamat email.
    • Bagian ini adalah pengenal unik yang mewakili pengguna atau akun dalam domain email.
    • Dalam contoh ini, “muhammadyudha” adalah nama pengguna dari alamat email.
  2. Simbol “@” (dibaca : At)
    • Simbol “@” memisahkan bagian pengguna dengan nama domain dalam alamat email.
    • Tanda “@” menandakan bahwa alamat email digunakan untuk komunikasi melalui internet.
  3. Nama Domain: outlook.com
    • Nama domain adalah bagian setelah simbol “@” dalam alamat email.
    • Nama domain menunjukkan server email yang bertanggung jawab atas pengelolaan alamat email tersebut.

Jadi, alamat email muhammadyudha@outlook.com terdiri dari bagian nama pengguna “muhammadyudha” yang mewakili pengguna atau akun, diikuti oleh simbol “@” dan diikuti oleh nama domain “outlook.com” yang menunjukkan server email yang digunakan.

Keuntungan atau manfaat penggunaan email dibandingkan surat biasa

Berikut adalah daftar manfaat penggunaan email bagi kita,

  1. Email memungkinkan kita untuk berkomunikasi dengan cepat dengan orang lain di berbagai lokasi.
  2. Email dapat diakses dari mana saja selama kita memiliki koneksi internet.
  3. Dengan email, kita dapat mengirim pesan ke beberapa penerima sekaligus dengan mudah.
  4. Email menciptakan jejak komunikasi yang terdokumentasi dengan baik. Kita dapat dengan mudah merujuk kembali ke pesan sebelumnya, melihat riwayat percakapan, atau menemukan informasi penting yang telah dibagikan melalui email.
  5. Email memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif di antara banyak orang. Kita dapat berbagi ide, berdiskusi, mengirim pembaruan, atau memberikan tanggapan melalui email, memfasilitasi kerja tim yang efisien dan terkoordinasi.
  6. Dengan email, kita dapat mengirim dan menerima pesan sesuai dengan jadwal dan ketersediaan kita. Ini memberi kita fleksibilitas dalam mengatur waktu untuk membaca dan merespons pesan sesuai dengan kebutuhan dan prioritas kita.
  7. Penggunaan email mengurangi biaya, dibandingkan surat biasa. Kita tidak perlu lagi mencetak surat, membeli perangko, atau membayar biaya pengiriman pos tradisional.
  8. Email memungkinkan kita untuk menyimpan dan mengatur pesan secara digital. Fitur pencarian memudahkan kita dalam menemukan pesan lama, mencari kata kunci, atau menelusuri topik tertentu dalam kotak masuk.

Manfaat diatas sebenarnya tidak hanya ada di sistem komunikasi email, sistem komunikasi lain seperti aplikasi chatting setidaknya memiliki beberapa kelebihan yang sama dengan yang aku sebutkan diatas, walau begitu hal tsbt tidak mengurangi manfaat email secara keseluruhan.

Jadi bagaimana caranya kamu bisa mulai menggunakan email?

Untuk mulai menggunakan email, kamu perlu membuat akun dipenyedia layanan email.

Seperti yang aku sudah sebutkan sebelumnya, ada banyak penyedia layanan email, dan setiap penyedia layanan tadi dimiliki oleh entitas berbeda dan memiliki fitur dan kekurangan yang berbeda, jadi silahkan pilih sesuai kebutuhanmu ataupun yang kamu suka saja.

Berikut beberapa tutorial diblog ini terkait membuat atau mendaftar akun email,

Kenapa hanya tiga penyedia layanan email itu saja? Ini karena hanya tiga itu yang dibahas diblog ini saat ini, kedepannya aku akan tambahkan mungkin terkait Proton Mail dan beberapa layanan lain yang aku kira cukup penting. Atau kamu bisa juga request jika memang ada layanan email yang ingin aku jelaskan lebih detail.


Mungkin sampai disini dulu bahasan kali ini. Walaupun terlihat cukup panjang, namun hanya sekelumit yang bisa dibahas disini.

Semoga dengan informasi yang aku berikan ini, kamu bisa memanfaatkan email dengan lebih baik dalam kehidupan sehari-hari.

Jika ada hal yang tidak terjelaskan dengan baik atau membuatmu ragu, jangan sungkan untuk meninggalkan pertanyaan dikolom komentar dibawah.

Sumber :

1. https://en.wikipedia.org/wiki/Email

2. https://support.google.com/mail/answer/7104828?hl=id

3. https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=id

4. https://en.wikipedia.org/wiki/Simple_Mail_Transfer_Protocol

5. https://en.wikipedia.org/wiki/History_of_email

6.https://en.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol

7. https://en.wikipedia.org/wiki/Post_Office_Protocol

8. Pemahaman pribadi

Detail Lainnya

Terbit:

Terakhir diperbarui:

Kategori:

Tulisan Lain Yang Mungkin Kamu Suka

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *