Apa itu email? Pengertian, fungsi, cara kerja dan semua informasi mengenai email

Hi, aku yudha, admin bukugue.com, disini aku dan mba ariski saputri akan membahas pengetahuan dasar tentang email. Tulisan ini bermaksud untuk memberikan informasi basic, terutama untuk teman-teman yang masih baru kenal banget dengan dunia internet.

Aku sendiri misalnya, kenal komputer dan internet saat masih SMP, dan email adalah salah satu yang harus dipelajari di pelajaran komputer ku saat itu.

Aku ingat banget, saat pertama kali membuat email, itu beberapa kali gagal. Setelah berhasil pun, emailnya juga tidak langsung terpakai, karena memang tidak tau cara pakainya, dan memang tidak ada sesuatu yang mengharuskan untuk pakai email tsbt.

Namun beda dengan saat ini ya, email seperti sudah jadi keharusan, dan hampir di setiap lini kehidupan kita saat ini harus berurusan dengan email.

Kenapa? well, kalau aku jelasin sekarang nanti malah bingung, jadi langsung aja kita mulai pembahasannya dari awal banget.

Apa itu email?

Email adalah sebuah sarana untuk berkirim surat secara elektronik dari pengguna yang satu ke pengguna lain melalui jaringan internet.

Jadi, dengan email kamu bisa berkirim surat tanpa harus menggunakan media kertas dan dikirimkan melalui kantor pos.

Kamu hanya perlu terhubung dengan jaringan internet dan menulis surat secara elektronik melalui gadget atau komputer dan dapat langsung mengirim pesan tersebut ke pengguna lain secara cepat dan tepat.

Kalau dalam bahasa indonesia, email bisa di tulis dengan “surel” atau “surat elektronik”.

Struktur alamat email

Kalau kita bicara mengenai email, ada satu hal yang tidak bisa kita lupakan. Yaitu alamat email.

Alamat email ini berfungsi sebagai penanda/pembeda identitas, antara kamu dengan orang lain.

Analogi yang paling pas adalah alamat email itu seperti nomor handphone, tidak bisa sama antara kamu, emak kamu, ataupun tetangga mu.

Struktur alamat email selalu seperti ini:

[email protected]

Sebagai contoh, kalau kita menggunakan yahoo.com sebagai penyedia layanan email kita. Maka struktur email kita akan keliatan seperti:

[email protected] atau [email protected]

Diatas adalah email contoh (bukan email kami yang sebenarnya). Yahoo.com dan ymail.com diatas adalah akhiran email dari penyedia layanan email yang sama, yaitu milik Yahoo!. Ini artinya, Yahoo yang menyediakan server dan system untuk mengelola semua email kamu.

Selain Yahoo! ada banyak penyedia layanan email lain, misalnya Google atau Microsoft, dan ini akan kita bahas lebih lanjut dibagian lainnya dibawah nanti.

Balik lagi ke analogi kita diawal, kalau kita ibaratkan alamat email itu dengan nomor handphone, maka penjelasannya akan lebih mudah.

Sebagai contoh, anggap aja, admin punya nomor hp 0821-0000-1111 dan alamat email [email protected]

Disini, 0821 adalah kode nomor simpati. Kamu bisa melihat nomer itu penyedia layanannya apa, dari 4 angka pertama di nomor hp kamu. Sama juga dengan email, penyedia layanan email itu keliatan setelah kode @, dicontoh diatas @yahoo.com menandakan bahwa penyedia layanan emailnya adalah yahoo.

Lalu sebagai contoh lagi, anggap saja, kamu memiliki nomor hp 0857-0000-1111 dan kebetulan nama kamu sama dengan admin, jadi email kamu [email protected]

Dari sana keliatan bahwa kamu pakai nomor hp indosat dan penyedia layanan email google.

Walaupun usernamenya sama (muhammadyudha), tapi ini menunjukkan identitas yang berbeda, karena server emailnya beda. Nanti semua pesan yang masuk, akan masuk ke penyedia layanan email yang berbeda.

Sama juga dengan nomor tadi kan, 0821-0000-1111 dan 0857-0000-1111, yang bikin beda itu 4 digit pertama, dan 4 digit pertama itu penanda provider kartu kamu.

Sampai sini pahamkan?

Apa fungsi email?

Seteleh paham mengenai pengertian dan struktur alamat email. Kita akan bahas mengenai fungsi email.

Secara garis besar, fungsi email adalah untuk berkirim surat elektronik, sehingga antar pengguna bisa saling berkirim pesan, melalui internet, secara instan.

Kalau harus di elaborasikan, berikut beberapa fungsi email:

  1. Menghubungkan antar pengguna satu dengan pengguna lain untuk dapat berkomunikasi jarak jauh melalui alamat – alamat email.
  2. Mengirim surat dengan mudah dan cepat. Tak hanya surat yang berisi teks, namun juga dapat berupa file seperti foto, video, ataupun musik. Selain itu, kamu juga bisa mengirim dokumen dengan berbagai format seperti DOC, PPT, XLS, PDF, dan lainnya.
  3. Memudahkan untuk berkirim surat ke lebih dari satu orang secara bersamaan sehingga dapat lebih menghemat waktu dan biaya.
  4. Menyimpan berbagai dokumen dan file dengan aman. Dokumen dan file yang sebelumnya pernah kamu kirim ataupun kamu terima dari orang lain akan tersimpan didalam server email. Kamu bisa membuka atau mengunduh kapan saja tanpa khawatir file dan dokumen tersebut akan hilang selagi kamu tidak menghapus pesan email tersebut.
  5. Sebagai salah satu syarat untuk dapat mendaftar ke suatu layanan, aplikasi, maupun media sosial. Karena saat ini, email tak hanya digunakan untuk berkirim surat, namun juga untuk mendaftar ke suatu layanan, aplikasi, atau media sosial seperti Facebook, Twitter, Instagram, dan lainnya.

Nah diatas sempat aku singgung, bahwa email saat ini tidak bisa terpisahkan dari kehidupan kita.

Alasannya ada di nomor 5 diatas.

Saat ini, hampir semua orang punya smartphone, untuk yang pakai android misalnya, kamu perlu akun google mail, untuk bisa masuk ke google play store. Google play store adalah tempat download aplikasi di android.

Kalau kamu pake windows phone, atau tablet atau laptop/pc ber-OS windows, untuk masuk ke storenya kamu butuh akun email dari microsoft.

Belum lagi kalau kamu ingin membuat akun sosial media, seperti facebook, twitter, ataupun instagram, itu membutuhkan akun email.

Dulu, aku ingat banget, untuk daftar facebook, itu wajib pakai email. Beda dengan sekarang, daftarnya bisa pakai nomor hp. Tapi, tetap aja email itu penting, kenapa? Karena nomor hp itu mudah banget hilangnya, bisa karena rusak, atau mati kartu (kartu hangus), ataupun karena sengaja ganti nomor. Sedangkan email, ga akan hilang, ga akan rusak, ga akan hangus, akan aktif selamanya.

Aku pernah ngebahas tentang masalah lupa kata sandi facebook, dan disana banyak banget teman-teman yang ga bisa login ke facebooknya, sandi yang lupa tidak bisa mereka reset ulang, karena untuk reset ulang butuh nomor hp/email, sementara nomor hp nya udah tidak aktif, dan email tidak terdaftar di akun mereka. Akhirnya ya gagal.

Bagaimana cara kerja email?

Email bekerja dengan cara yang mirip ketika kamu mengirim surat secara manual.

Ketika kamu mengirimkan surat ke kantor pos, tentu tidak akan langsung dibawa ke penerima. Karyawan kantor pos akan mencari tahu kemana surat kamu akan dikirimkan, lalu karyawan akan mencarikan kantor pos mana yang memiliki lokasi terdekat dengan tujuan (penerima surat). Setelah itu surat akan dibawa ke kantor pos tersebut. Lalu langkah terakhir surat tersebut disampaikan ke tujuan (penerima surat).

Proses tersebut adalah gambaran yang kira – kira terjadi di email.

Untuk contohnya, kami rasa tidak perlu. Tapi agar kamu lebih paham, akan kami jelaskan lebih lanjut dibawah ini.

Anggap admin punya email [email protected], sedangkan kamu punya email [email protected] Jadi disini, sama seperti contoh sebelumnya, kita punya nama yang sama, dan kebetulan memilih username yang sama di layanan email yang berbeda, satu pakai layanan email yahoo, dan satu lagi pakai gmail.

Kalau admin ingin kirim surat ke kamu. Maka admin perlu login dulu ke Yahoo dan masuk ke akun email admin disana. Setelah kirim pesan email ke alamat email kamu, email akan kamu terima di inbox email kamu di gmail.com.

Prosesnya seperti ini pesan email admin => server yahoo => server google => inbox kamu.

Sederhananya begitu.

Kalau ingin pakai term yang lebih kompleks, seperti SMTP, DNS, dll, silahkan komentar dibawah, nanti mungkin akan kami tambahkan disini.

Jenis-jenis penyedia layanan email

Karena semakin lama kebutuhan akan email semakin meningkat, sehingga penyedia layanan email pun juga semakin berkembang jumlahnya.

Penyedia layanan email yang bermunculan begitu banyak jenisnya. Kamu hanya tinggal memilih layanan mana yang kamu inginkan.

Ada dua tipe penyedia layanan email, yaitu penyedia email gratis dan penyedia layanan email berbayar. Tentu ada perbedaan fasilitas disini.

A. Penyedia layanan email gratis

Dari semua penyedia layanan email yang ada, tak semuanya memberikan layanan dengan gratis dan fasilitas yang baik dan lengkap.

Admin: Admin sendiri pakai dan merekomendasikan kamu untuk pakai email dari google (gmail) dan email dari microsoft (outlook, hotmail).

Ada banyak banget penyedia layanan email gratis, disini kita akan bahas 7 yang terbaik.

1.Gmail (Google Mail)

Gmail atau Google Mail adalah penyedia layanan email yang paling populer saat ini. Gmail resmi dirilis pada tahun 2004 oleh Google, Inc. dan langsung mendapatkan perhatian yang cukup besar.

 Logo GMail
Tampilan Logo GMail

Hingga kini jumlah pengguna aktif Gmail sudah mencapai lebih dari 1.5 miliar pengguna di seluruh dunia. Ini adalah prestasi yang luar biasa bagi Gmail dan patut di apresiasi.

Para pengguna email sangat jatuh hati dengan Gmail bukan hanya karena mendukung hingga ratusan bahasa, namun juga karena fitur – fitur yang dimilikinya sangat lengkap serta mudah digunakan. Sehingga sangat membantu produktivitas dalam berkegiatan sehari – hari.

Berbagai fitur bermanfaat seperti penundaan pesan, pengiriman pesan secara rahasia, self destruct email, smart reply, slide bar yang epik, Gmail offline mode, pilihan tema yang tak terbatas, fitur keamanan yang terjamin seperti verifikasi dua langkah, spam filter, terintegrasinya dengan Google Calendar, Google Task, Google Keep, AddOn, dan fitur lainnya yang tentu tidak bisa dijelaskan satu persatu disini.

Dari sisi penyimpanan, Gmail memberikan ruang penyimpanan masing – masing pengguna hingga 15 GB (total penyimpanan tersebut termasuk Gmail, Google Drive, dan Google Photo), dan ukuran attachment file yang dapat ditampung untuk sekali kirim hingga 25 MB.

Jika dilihat dari lengkapnya fasilitas yang Gmail tawarkan dan terlebih layanan tersebut gratis, tentu banyak orang berbondong – bondong menggunakan layanan besutan Google ini.

Jika kamu berniat untuk mencoba fasilitas yang ditawarkan, silahkan mendaftar Gmail jika kamu menginginkannya.

2.Ymail (Yahoo Mail)

Ymail atau Yahoo Mail adalah salah satu penyedia layanan email milik Yahoo!. Layanan ini diluncurkan pada tahun 1997, tentunya jauh sebelum adanya Gmail.

logo YMail
tampilan logo YMail

Jumlah pengguna Ymail mencapai 225 juta orang pada tahun 2017. Meskipun lebih sedikit pengguna bila dibandingkan dengan Gmail, tapi kamu patut mencoba layanan email gratis dari Yahoo ini.

Layaknya e-mail pada umumnya, kamu akan disuguhkan berbagai tools yang mudah digunakan serta dapat melakukan pengiriman e-mail yang cepat dan efisien.

Fitur yang di berikan oleh Ymail juga tidak kalah lengkap dengan Gmail. Di Yahoo Mail kamu bisa mendapatkan fitur filter yang memudahkan kamu untuk menyaring kotak masuk prioritas sesuai dengan pengaturan yang kamu lakukan.

Selain itu, kamu juga bisa membuka akun Ymail kamu yang lain secara bersamaan. Kamu bisa berpindah dari satu akun ke akun yang lain dengan mudah.

Dari sisi penyimpanan, Yahoo Mail memberikan ruang penyimpanan yang sangat besar untuk penggunanya. Masing – masing pengguna Ymail akan mendapatkan ruang penyimpanan hingga 1 TB. Hal ini tentu akan memudahkan kamu untuk menyimpan file – file berukuran besar didalam storage yang disediakan.

Sementara itu, ukuran attachment file yang dapat digunakan untuk sekali kirim dibatasi hingga sebesar 25 MB, yang tentu sudah bisa dikatakan besar untuk ukuran standar attachment file.

Jadi, Jika kamu menginginkan email yang simpel, cepat,  dan mudah dalam penggunaan-nya, silahkan mendaftar Yahoo Mail untuk menggunakan layanan email gratis dan cepat tersebut.

3.Outlook

Outlook adalah salah satu penyedia layanan email gratis yang dahulunya bernama Hotmail.

Layanan email gratis milik Microsoft ini sangat memudahkan kamu untuk dapat terhubung dengan rekan kerja, teman dekat, maupun klien dan menjadikan waktumu menjadi lebih produktif.

logo Outlook
tampilan logo Outlook

Outlook menghadirkan berbagai macam fitur yang lengkap dan mendukung kamu untuk lebih menghemat waktu didepan halaman email kamu.

Outlook menghadirkan tampilan yang bersih dan rapi, namun bukan berarti tidak memiliki banyak fitur. Fitur – fitur di dalam Outlook justru bisa dikatakan cukup lengkap. Misalnya saja fitur formatting text. Sebelum kamu mengirimkan pesan ke tujuan, kamu bisa mengatur teks formating yang kamu butuhkan, seperti membuat teks menjadi tebal, miring, atau bergaris bawah. Kamu juga bisa mengubah jenis font, ukuran font, warna font, dan tools lain yang dapat kamu gunakan untuk mendukung tampilan pesan email kamu.

Fitur wajib seperti automatic spam filters juga tersemat dalam Outlook Mail. Selain itu, untuk menjaga keamanan dan kenyamanan kamu, kamu juga bisa memblokir alamat email tertentu atau domain tertentu di Outlook.

Di Outlook juga kamu bisa mengedit dokumen ms office secara online melalui Skydrive yang berkapasitas 7 GB. Karena Outlook terintegrasi dengan ms Office, tentu kamu akan jauh lebih mudah melakukan editing file dengan microsoft office dimanapun kamu berada.

Fitur lain yang akan kamu dapatkan di Outlook antara lain seperti penyetingan auto responder, manajemen kontak yang baik, melakukan pengaksesan email secara offline, tersedianya berbagai template e-mail, adanya fitur task & calendar yang dapat melakukan penjadwalan, memungkinkan untuk login ke banyak akun Outlook secara bersamaan, adanya berbagai add-ons yang mendukung produktivitas kamu seperti Paypal, email translations, email encryption, dan lainnya.

Masalah penyimpanan, kamu tidak perlu khawatir. Outlook memberi ruang penyimpanan sebesar 15 GB untuk masing – masing akun versi gratis, serta mampu mengirimkan attachment file hingga 20 MB.

Silahkan mendaftar Outlook untuk menikmati fasilitas gratis yang ditawarkan Outlook.

4.AOL Mail

Aol mail adalah salah satu penyedia layanan email gratis yang cukup populer. Meskipun tak sepopuler Gmail dan Ymail, tetapi kamu perlu mencoba layanan email dari AOL ini.

logo AOL Mail
tampilan logo AOL Mail

AOL memiliki fitur – fitur standar layaknya penyedia layanan email lainnya. AOL juga mendukung fitur – fitur canggih seperti spam filters, virus protections, dan spell checking.

AOL mail juga memungkinkan kamu untuk menambahkan signature (tanda tangan) pada email kamu.

AOL adalah penyedia layanan email yang menawarkan kecepatan, tampilan yang simpel, dan mudah digunakan. Meskipun AOL memiliki tampilan yang simpel, ternyata kamu juga bisa mengubah tampilan tema AOL mail sesuai dengan keinginan.

Kelebihan (dan mungkin kekurangan) lain dari AOL Mail yaitu, jika kamu tidak pernah terlihat aktif lagi selama sekitar 180 hari maka otomatis akun kamu akan dihapus oleh sistem.

Jika kamu ingin mengirimkan pesan dengan attachment file, kamu hanya bisa mengirimkan file sebesar 25 MB. Ini merupkan ukuran standar di hampir semua penyedia layanan email.

5. Zoho Mail

Zoho mail adalah penyedia layanan email yang lebih ditujukan untuk kalangan profesional. Namun begitu, kamu juga bisa menggunakan versi gratis dari Zoho mail ini.

logo Zoho Mail
tampilan logo Zoho Mail

Dari sisi fitur dan tampilan, Zoho memang layak untuk dicoba. Zoho memiliki berbagai fitur yang tak kalah lengkap dengan penyedia layanan email yang lain.

Salah satu kelebihan yang ditawarkan Zoho mail yaitu kebebasan kamu dalam menggunakan domain milik sendiri sesuai dengan keinginan.

Dari sisi fitur, Zoho mail menyediakan berbagai template email yang bisa kamu pilih, adanya fitur auto responder, dan fitur filter perpesanan yang memudahkan kamu mengelompokkan dan menemukan pesan dengan mudah dan cepat.

Jika kamu bekerja menggunakan email hingga larut malam, Zoho menyediakan fitur night mode yang dapat kamu aktifkan untuk kenyamanan pandangan kamu saat menatap halaman email.

Untuk urusan penyimpanan, Zoho menyediakan penyimpanan sebesar 5 GB untuk setiap users. Meskipun tak terlalu besar, namun cukup untuk sekedar menyimpan beberapa file – file ringan.

Cobalah untuk mendaftar Zoho mail untuk merasakan kecepatan pengiriman email, dan kenyamanan penggunaan karena Zoho Mail terbebas dari iklan.

6.Proton Mail

Proton mail adalah salah satu penyedia layanan email gratis yang bisa kamu pilih untuk berkirim pesan. Layanan yang didirikan pada tahun 2014 ini diklaim aman dan mudah digunakan.

logo Proton Mail
tampilan logo Proton Mail

Di desain dengan simpel dan modern, serta dilengkapi fitur keamanan yang canggih dan kemampuan filtering pesan yang bagus membuat kamu betah dan nyaman menggunakan layanan email ini.

Dari sisi keamanan, Proton mail memiliki fitur verifikasi dua langkah, dan teknologi enkripsi end-to-end yang dikenal aman, sehingga kamu tak perlu khawatir dengan keamanan akunmu.

Selain itu, Kemampuan untuk mengirim pesan terenkripsi ke pengguna lain selain Proton juga patut kamu coba. Kamu juga dapat menggunakan fitur “Self destruct” untuk menjaga kerahasian pesan yang kamu kirimkan.

Mengenai masalah penyimpanan, Proton mail memberikan ruang penyimpanan yang cukup untuk sekedar menyimpan beberapa file yang ukurannya tidak lebih dari 500 MB. Untuk attachment file, kamu bisa mengirimkan lampiran hingga 25 MB.

7.GMX (Global Mail Exchange)

GMX atau Global Mail Exchange adalah layanan email gratis yang di dirikan pada tahun 1997. Pengguna aktif GMX berkisar lebih dari 10 juta pengguna.

GMX dapat diakses menggunakan browser seperti Firefox, Opera, Safari dan Explorer. OS yang mendukung GMX antara lain, Windows, Linux, dan MacOS.

logo GMX Mail
tampilan logo GMX Mail

Seperti halnya dengan penyedia layanan email yang lain. GMX juga memiliki fitur – fitur dasar seperti filtering spam and virus, auto responder, theme, signature, dan lainnya.

Salah satu fitur andalan GMX adalah “Mail Collector” yang dapat mengambil dan mengumpulkan pesan dari berbagai akun email yang berbeda seperti Gmail, Outlook, Ymail, dan lainnya yang telah di daftarkan pengguna sebelumnya.

GMX juga menyediakan storage dan batas ukuran attachment file yang besar, sehingga kamu bisa dengan leluasa menyimpan atau mengirim attachment file kamu tanpa khawatir masalah ukuran file.

GMX memberikan penyimpanan ke masing- masing akun sebesar 5 GB serta kemampuan mengirim attachment file sebesar 50 MB.

B. Layanan email berbayar

Hal ini mungkin akan kita bahas lebih detail jika memang ada yang penasaran diantara pengunjung.

Layanan email berbayar juga banyak banget, dan layanan ini lebih di khususkan untuk pengguna yang merupakan pebisnis dan profesional.

Biasanya kelebihannya dari segi kapasitas yang jauh lebih besar, terus fitur yang berkaitan dengan kontrol terutama untuk perusahaan.

Sebagai contoh untuk layanan email berbayar, adalah gsuite dari google. Kamu bisa cek kelebihan fitur serta harga yang harus dibayarkan dilaman ini
https://gsuite.google.com/pricing.html

Disana kamu bisa lihat perbedaan akun email google versi gratis dengan gsuite versi berbayar.

Kesimpulan dan saran

Bagaimana? Sudah cukup paham kan apa itu email, apa fungsi – fungsi email, dan aku juga sudah menjelaskan secara sederhana dan jelas tentang bagaimana cara kerja email sehingga kamu bisa saling berkirim pesan antar pengguna email.

Selain itu, aku juga sudah menjelaskan apa saja penyedia layanan email terbaik dan gratis yang bisa kamu gunakan untuk mendaftar email. Jadi Jika kamu bosan menggunakan Gmail atau Ymail, kamu bisa mencoba Outlook, AOL, Zoho, Proton, ataupun GMX untuk merasakan sensasi baru dalam berkirim email.

Silahkan mendaftar untuk mencobanya. Tetapi sebelum mendaftar, ada baiknya kamu memilih layanan email yang cocok dan sesuai dengan kebutuhanmu.

Jika kamu merasa artikel ini bermanfaat, tidak ada salahnya jika kamu membagikan informasi ini kepada teman – temanmu.

Share woy :D

ariskisaputri

my contact : email : [email protected] | or my twitter : @AriskiSaputri

Tinggalkan Balasan